Cómo indicar al asistente dónde buscar información dentro de la Base de Conocimiento

Para que el asistente pueda entregar respuestas precisas, es fundamental enseñarle cómo, cuándo y dónde debe buscar información dentro de los documentos conectados a Vambe.

Existen dos métodos diferentes para realizar búsquedas de información en la Base de conocimiento:

• Vector Based Search (búsqueda semántica en textos).

• Buscar fila en hoja (búsqueda exacta por columna en Google Sheets).

Cada método funciona distinto y se utiliza según el tipo de información que necesitamos encontrar.

Antes de explicar cómo configurarlos, dos conceptos esenciales:

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Información que la IA puede y no puede leer

• La IA sí puede leer:

  • Texto dentro de PDF (si el PDF es texto real).

  • Google Sheets.

  • Google Docs.

  • Archivos de Drive, Notion, Dropbox y otros conectados.

• La IA NO puede leer:

  • Imágenes.

  • PDF escaneados que contienen imágenes en lugar de texto.

  • Documentos donde la información no es seleccionable.

Esto es crítico: si el documento no contiene texto real, la búsqueda fallará.

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¿Dónde deben configurarse las funciones de búsqueda?

Las funciones de búsqueda solo pueden configurarse en los siguientes bloques de instrucción:

• Pasos a seguir

• Casos posibles

Esto ocurre porque son los únicos bloques que permiten agregar funciones.

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Método 1: Vector Based Search (Búsqueda de Base Vectorial)

¿Qué hace este método?

Realiza una búsqueda semántica, comparando lo que escribe el cliente con el contenido de los documentos para encontrar el texto más parecido.

Ideal para:

• Buscar descripciones de productos.

• Buscar precios.

• Buscar políticas o preguntas frecuentes.

• Encontrar texto similar dentro de documentos extensos.

Ejemplo:

Si el cliente escribe “¿tienen martillos percutores?”, la IA puede encontrar textos relacionados a martillos, martillo percutor, set de martillos, etc., aunque no coincidan exactamente palabra por palabra.

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Entrar al asistente

• Dirigirse al embudo.

• Abrir la etapa donde está el asistente.

• Configuración → Editar asistente.

(Enlace de referencia: https://academy.vambe.ai/es/academy/c%C3%B3mo-ingresar-al-asistente-de-inteligencia-artificial)

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Seleccionar el paso donde se ejecutará la búsqueda

Debe definirse cuándo queremos buscar la información. Ejemplo: “Cuando el cliente pregunte por un producto”. Ese será el detonante de la búsqueda.

captura

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Agregar la función

• Ir al paso correspondiente.

• Clic en Agregar función.

• Seleccionar Búsqueda de base vectorial.

• Crear nueva función.

agregar función

seleccionar

crear

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Configurar parámetros

Dentro de la función se debe definir:

• Selección de documentos: seleccionar los documentos previamente cargados en la Base de Conocimiento desde donde la IA podrá extraer información.

  

  selección de documentos
• Número de documentos o resultados: indica cuánta información traer desde los documentos. Ejemplo: 12 → los “12 fragmentos más similares”.

  

  número de resultados
• Umbral de similitud (opcional): define qué tan parecido debe ser el contenido encontrado (valor entre 0 y 1). Ejemplos:

  • 0.2 → búsqueda amplia.

  • 0.5 → coincidencias moderadas.

  • 0.8 → coincidencias muy estrictas.

  

  umbral
• Palabra clave de búsqueda: la pista que le damos a la IA. Ejemplo: “Usar el producto mencionado por el cliente como palabra clave de búsqueda.”

• Estructura del documento: describir cómo está organizado el documento para que la IA interprete correctamente la información. Ejemplo: “Esta hoja tiene 5 columnas: nombre del producto, descripción, precio, categoría y stock.”

  

  estructura

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Guardar y usar la función

En el paso correspondiente escribir la instrucción para ejecutar la función, por ejemplo:

“Debes ejecutar la función buscar_información_producto.”

usar función

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Método 2: Buscar fila en hoja (solo Google Sheets)

¿Qué hace este método?

Permite buscar un valor exacto en una columna de Google Sheets y obtener toda la fila completa.

Se usa cuando necesitamos:

• Buscar un cliente por su teléfono o correo.

• Buscar un producto por un código exacto.

• Buscar información perfectamente estructurada.

Ejemplo:

La IA busca en la columna “Producto” el valor exacto “Martillo Industrial N°4” y trae toda la fila que incluye precio, proveedor, stock, peso, etc.

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Entrar al asistente

Mismo procedimiento que en el método anterior.

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Seleccionar el paso donde ocurrirá la búsqueda

Ejemplo: “Cuando el cliente mencione un producto específico.”

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Crear la función

• Agregar función.

• Seleccionar Buscar fila en hoja.

• Crear nueva función.

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Configurar parámetros

La función permite dos formas de conexión:

• Conexión directa a Google: conectar con tu cuenta de Google → seleccionar el Google Sheet.

• Mediante URL: requiere dar permiso al correo que aparece en la interfaz.

Luego:

• Seleccionar la hoja.

• Definir los nombres de las columnas.

• Marcar como “Requerida” la columna desde donde se hará la búsqueda exacta.

Errores comunes

Ver errores comunes

1. Las columnas del Google Sheet cambian a mitad de la hoja.

   • Esto confunde a la IA. Todas las filas deben seguir la misma estructura.

2. El documento contiene imágenes en vez de texto.

   • La IA no puede leerlas.

3. Se cargó mal la URL o no se asignaron permisos.

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Resumen claro de ambos métodos

Método	Tipo de búsqueda	Ideal para	Limitaciones
Vector Based Search	Semántica / por similitud	Productos, textos largos, políticas, descripciones	No sirve para valores exactos
Buscar fila en hoja	Exacta por columna	Precios, clientes, catálogos estructurados	Solo funciona con Google Sheets