Workflows: Automação Avançada
Os Workflows são o motor de automação da Vambe. Semelhante a ferramentas como Zapier, essa funcionalidade permite criar cadeias de "Causa e Efeito" dentro da Vambe.
Para que servem? Desde enviar uma mensagem de "Fora do Horário" nos fins de semana até fazer uma pesquisa com um cliente 4 dias após uma compra no Shopify. Se acontecer "X", a Vambe fará "Y".
1. Estrutura de um Workflow
Para criar um, vá até o menu lateral esquerdo Workflows e clique em Criar Flow.
Um fluxo é composto por três peças-chave:
Trigger (Gatilho): O evento que inicia tudo (Ex.: "Uma etiqueta foi atribuída").
Condição (Filtro): Regras opcionais para decidir se avança ou não (Ex.: "É fim de semana?").
Ação: O que o sistema fará (Ex.: "Enviar mensagem").
2. Selecione seu Trigger (Gatilho)
O primeiro passo é definir o que deve acontecer para que o fluxo seja ativado. A Vambe oferece uma grande variedade de gatilhos nativos:
Dados de Contato/Ticket:
Etiqueta atribuída: Ex.: Se marcarem alguém como "VIP".
Campos atualizados: Ex.: Se o status de um pedido mudar.
Agente atribuído: Quando um agente é atribuído ao ticket.
Lead score atribuído: Quando a pontuação do lead muda.
Valor do ticket atualizado: Quando o valor é alterado.
Status do ticket alterado: Quando o ticket passa para ganho, perdido etc.
Eventos de Funil:
Entrada na etapa / Saída da etapa: É ativado quando um ticket entra ou sai de uma etapa específica.
CRM:
Mudança de Etapa no CRM (Novo): É ativado quando um contato muda de etapa no HubSpot, Pipedrive ou Salesforce. Esse trigger simplifica a automação ao permitir que a Vambe reaja diretamente aos movimentos no seu CRM, sem a necessidade de configurar fluxos complexos na plataforma externa. Oferece opções para buscar apenas contatos já existentes na Vambe ou para criar um se ele não existir. Saiba como configurar este trigger aqui.
E-commerce e Agendamento (Evento Capturado): Fundamental para Shopify/WooCommerce. É ativado quando um pedido é criado (Order Created), um carrinho é recuperado ou uma consulta é agendada.
Conversacional:
Mensagem recebida na etapa humana: Ideal para auto-respostas quando o agente não estiver disponível.
Mensagem enviada por um humano: É ativado quando um agente envia uma mensagem.
NPS/CSAT respondido: Para tomar ações com base na avaliação do cliente.
Chamada encerrada: Quando uma chamada termina com o contato.
Reação à mensagem: Quando o contato reage a uma mensagem.
Inatividade do contato (Novo): É ativado quando o contato fica um tempo definido sem enviar uma mensagem. Permite configurar etapas específicas, duração e Espera Inteligente para respeitar horários úteis.
Inatividade do agente (Novo): É ativado quando o agente fica um tempo definido sem responder ao contato.
Externos e Técnicos:
Webhook: Para receber sinais do seu próprio sistema.
Trigger Recorrente: Para executar tarefas periódicas. Ex.: Toda segunda-feira às 9h.
Typeform respondido: É disparado automaticamente quando um cliente preenche um formulário do Typeform.
Flow ativado por IA: É ativado quando uma função de um assistente o executa.
Evento de erro: É ativado quando ocorre um erro no fluxo.
3. Adicione Condições (Filtros)
Depois que o trigger é ativado, você pode colocar "portas" lógicas. Se a condição for atendida (Sim), o fluxo segue por um caminho; se não (Não), ele pode seguir outro ou parar.
Tipos de condições disponíveis:
Condição de Horário: "É sábado ou domingo?", "Já passou das 18:00?".
Condição de Metadados: "O preço do produto é maior que R$ 1.000.000?".
Condição de Canal: "O cliente fala por Instagram ou WhatsApp?".
Avaliar com IA: Usar inteligência artificial para decidir se o cliente atende a um requisito complexo.
Condição Aleatória: Dividir o tráfego 50/50 (teste A/B).
4. Execute Ações
Por fim, defina o que a Vambe fará. Você pode encadear várias ações uma após a outra.
Contato / Ticket
Atribuir etiqueta / Desatribuir etiqueta
Alterar etapa
Atualizar campos
Atribuir executivo / Desatribuir executivos
Marcar como ganho ou perdido
Fechar ticket / Abrir ticket
Obter ou criar contato
Atualizar valor do ticket
Conversacional
Enviar mensagem com IA: Gera uma mensagem usando inteligência artificial com base no prompt que você definir.
Enviar modelo: Envia uma mensagem pré-aprovada do WhatsApp. Ideal quando já passaram mais de 24 horas desde a última mensagem do cliente.
Enviar arquivo
Enviar mensagem de voz
Criar nota: Deixa uma nota interna visível apenas para os agentes.
Enviar pesquisa de feedback: Envia uma pesquisa NPS ou CSAT diretamente ao contato.
Enviar mensagem: Mensagem de texto simples sem IA.
Enviar mensagem agendada
Ativar chamada de IA
CRM
Obter ID do negócio no CRM
Obter ID do contato no CRM
Atribuir ID da entidade no CRM
Atribuir ID do contato no CRM
Geral
Enviar webhook: Envia um sinal para um sistema externo.
Executar função de IA: Ativa uma função configurada em um assistente.
Criar tarefa
Adicionar linha ao Google Sheet: Ideal para relatórios e registros externos.
Executar código: Para automações de alta complexidade em Python ou JavaScript. Os resultados ficam disponíveis em nós posteriores por meio de
data,logseerrors.Espera: Pausa o fluxo por um tempo definido antes de continuar com a próxima ação.
Cancelar fluxo agendado: Cancela um fluxo que está em espera antes de ele ser executado.
Parar fluxo: Finaliza o fluxo nesse ponto.
Cancelamento inteligente no nó de Espera
O nó de Espera conta com opções de cancelamento automático. Você pode ativar uma ou várias para que a espera pare se algo acontecer enquanto o fluxo estiver pausado:
Cancelar ao mudar de etapa
Se o ticket for movido para outra etapa, a espera é interrompida. Evita executar ações sobre tickets que já avançaram.
Cancelar se o contato escrever
Se o cliente responder durante a espera, ela é cancelada. Ideal para fluxos de reativação.
Cancelar se um agente escrever
Se um agente intervir manualmente, o fluxo é interrompido. Evita que a automação interfira em conversas humanas ativas.
Exemplos de uso ("Receitas")
🔔 1. Reativar cliente inativo sem interromper se ele já respondeu
Trigger: Inatividade do contato (30 min, etapa: Qualificação) Espera: 5 minutos → Cancelar se o contato escrever ✅ Ação: Enviar mensagem com IA → "Reativar a conversa perguntando se o cliente ainda tem interesse."
🚨 2. Agente que não responde → Reatribuição automática
Trigger: Inatividade do agente (4 horas, etapa: Pendente enviar cotação) Ação 1: Desatribuir executivos Ação 2: Atribuir etiqueta → "Sem atendimento" Ação 3: Atribuir executivo (balanceado) Ação 4: Criar nota → "Cliente sem atendimento, entrar em contato imediatamente."
🛍️ 3. Pós-venda inteligente: pesquisa + oferta de recompra
Trigger: Evento capturado (Order Created) Espera: 4 dias → Cancelar ao mudar de etapa ✅ Ação 1: Enviar pesquisa de feedback (NPS) Trigger 2: NPS/CSAT respondido Condição: Pontuação maior que 8? Ação 2 (Se Sim): Enviar modelo com oferta de recompra
🔥 4. Lead scoring automático com alerta ao melhor agente
Trigger: Valor do ticket atualizado Condição: Valor maior que R$ 1.000.000 Ação 1: Alterar etapa → "Prioritário" Ação 2: Atribuir executivo → agente sênior específico Ação 3: Criar tarefa → "Ligar para o cliente em menos de 1 hora" Ação 4: Adicionar linha ao Google Sheet → registro de leads de alto valor
📋 5. Fechamento automático de tickets abandonados + registro
Trigger: Inatividade do contato (2 dias, etapa: Inicial) Ação 1: Marcar como perdido Ação 2: Atribuir etiqueta → "Abandonado" Ação 3: Adicionar linha ao Google Sheet → Nome, telefone, etapa, data Ação 4: Fechar ticket
6. Automação por mudança de etapa no CRM
Trigger: Mudança de Etapa no CRM (Quando um contato entra em "Cotação Aprovada" no HubSpot) Ação 1: Enviar modelo → "Parabéns pela sua compra! Em breve, um membro da nossa equipe entrará em contato para coordenar os próximos passos." Ação 2: Alterar etapa (na Vambe) → "Cliente Ativo" Ação 3: Criar tarefa → "Realizar chamada de boas-vindas em 24 horas."
7. Automação para clientes problemáticos: alerta e acompanhamento
Trigger: Etiqueta atribuída ("Cliente Problemático") Condição: (Opcional, ex.: Canal = "WhatsApp" para gestão específica) Ação 1: Atribuir executivo → "Agente de Suporte Sênior" Ação 2: Criar nota → "Cliente marcado como problemático. Revisar o histórico para oferecer uma solução proativa." Ação 3: Enviar mensagem com IA → "[Mensagem criada para desescalar a situação e propor uma resolução, adaptada ao contexto]." Ação 4: Adicionar linha ao Google Sheet → "Registro de incidentes para análise e melhoria contínua."
8. Modo Teste
Antes de lançar seu workflow para o público, use o Modo Teste. Essa ferramenta permite simular uma conversa e ver passo a passo como os triggers são ativados e se as condições são atendidas ou falham, garantindo que sua lógica esteja perfeita antes de afetar clientes reais.
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