> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://academy.vambe.ai/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://academy.vambe.ai/workflows/readme.md). # Workflows: Automatización Avanzada Los **Workflows** son el motor de automatización de Vambe. Similar a herramientas como Zapier, esta funcionalidad te permite crear cadenas de "Causa y Efecto" dentro de Vambe. **¿Para qué sirven?** Desde enviar un mensaje de "Fuera de Horario" los fines de semana, hasta encuestar a un cliente 4 días después de una compra en Shopify. Si ocurre "X", Vambe hará "Y". *** #### 1. Estructura de un Workflow Para crear uno, dirígete al menú lateral izquierdo Workflows y haz clic en Crear Flow. Un flujo se compone de tres piezas clave: 1. **Trigger (Gatillante)**: El evento que inicia todo (Ej: "Se asignó una etiqueta"). 2. **Condición (Filtro)**: Reglas opcionales para decidir si avanzar o no (Ej: "¿Es fin de semana?"). 3. **Acción**: Lo que el sistema hará (Ej: "Enviar mensaje"). *** #### 2. Selecciona tu Trigger (Gatillante) Lo primero es definir qué debe pasar para que el flujo se active. Vambe ofrece una gran variedad de gatillantes nativos: **Datos de Contacto/Ticket:** * **Etiqueta asignada:** Ej: Si etiquetan a alguien como "VIP". * **Campos actualizados:** Ej: Si cambia el estado de un pedido. * **Agente asignado:** Cuando se asigna un agente al ticket. * **Lead score asignado:** Cuando cambia el puntaje del lead. * **Monto del ticket actualizado:** Cuando se modifica el monto. * **Estado del ticket cambiado:** Cuando el ticket pasa a ganado, perdido, etc. **Eventos de Embudo:** * **Ingreso a etapa / Salida de etapa:** Se activa cuando un ticket entra o sale de una etapa específica. **CRM:** * **Cambio de Etapa CRM (Nuevo):** Se activa cuando un contacto cambia de etapa en HubSpot, Pipedrive o Salesforce. **E-commerce y Agendamiento (Evento Capturado):** Fundamental para Shopify/WooCommerce. Se activa cuando se crea una orden (Order Created), se recupera un carrito, o se agenda una cita. **Conversacional:** * **Mensaje recibido en etapa humana:** Ideal para auto-respuestas cuando el agente no está. * **Mensaje enviado por un humano:** Se activa cuando un agente envía un mensaje. * **NPS/CSAT respondido:** Para tomar acciones según la calificación del cliente. * **Llamada finalizada:** Cuando termina una llamada con el contacto. * **Reacción a mensaje:** Cuando el contacto reacciona a un mensaje. * **Inactividad del contacto (Nuevo):** Se activa cuando el contacto lleva un tiempo definido sin enviar un mensaje. * **Inactividad del agente (Nuevo):** Se activa cuando el agente lleva un tiempo definido sin responder al contacto. **Externos y Técnicos:** * **Webhook:** Para recibir señales de tu propio sistema. * **Trigger Recurrente:** Para ejecutar tareas periódicas. Ej: Cada lunes a las 9 AM. * **Typeform respondido:** Se dispara automáticamente cuando un cliente completa un formulario de Typeform. * **Fila insertada en Google Sheet (Nuevo):** Se activa cuando se agrega una nueva fila en una hoja de cálculo de Google Sheets. * **Flow activado por IA:** Se activa cuando una función de un asistente lo ejecuta. * **Evento de error:** Se activa cuando ocurre un error en el flujo. *** #### 3. Agrega Condiciones (Filtros) Una vez activado el trigger, puedes poner "puertas" lógicas. Tipos de condiciones disponibles: * **Condición de Horario:** "¿Es sábado o domingo?", "¿Son pasadas las 18:00?". * **Condición de Metadatos:** "¿El precio del producto es mayor a $1.000.000?". * **Condición de Canal:** "¿El cliente habla por Instagram o WhatsApp?". * **Evaluar con IA:** Usar inteligencia artificial para decidir si el cliente cumple un requisito complejo. * **Condición Aleatoria:** Dividir el tráfico 50/50 (A/B Testing). *** #### 4. Ejecuta Acciones Finalmente, define qué hará Vambe. Puedes encadenar múltiples acciones una tras otra. #### Contacto / Ticket * **Asignar etiqueta** / **Desasignar etiqueta** * **Cambiar etapa** * **Actualizar campos** * **Asignar ejecutivo** / **Desasignar ejecutivos** * **Notificar ejecutivos asignados** * **Marcar como ganado o perdido** * **Cerrar ticket** / **Abrir ticket** * **Obtener o crear contacto** * **Actualizar monto del ticket** #### Conversacional * **Enviar mensaje con IA** * **Detener respuesta de la IA** * **Enviar plantilla:** Envía un mensaje pre-aprobado de WhatsApp. Ideal cuando han pasado más de 24 horas desde el último mensaje del cliente. * **Enviar plantilla de email:** Envía un correo a partir de una plantilla o redactado por un agente, con distintas opciones de destinatario. * **Enviar archivo** * **Enviar mensaje de voz** * **Crear nota** * **Enviar encuesta de feedback** * **Enviar mensaje** * **Enviar mensaje programado** * **Activar llamada IA** **Destinatarios y contenido en el nodo Enviar plantilla de email** Al configurar esta acción, primero eliges el canal de email desde el que sale el correo. Luego defines el destinatario: | Destinatario | Qué hace | | ----------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Correo del contacto** | Envía el correo a la dirección del cliente asociado al ticket. | | **Rol interno** | Envía el correo a todos los ejecutivos que tengan el rol que selecciones. | | **Ejecutivo asignado** | Envía el correo a los ejecutivos asignados al ticket. | | **Personalizado** | Defines manualmente los campos Para, CC y CCO. Solo admite direcciones internas: no permite ingresar el correo del cliente. | Para el contenido, puedes elegir una **plantilla** ya creada o pedirle a un **agente** que redacte el correo. Si eliges que lo escriba un agente, tú defines el asunto y le das instrucciones sobre qué debe incluir el mensaje. También puedes elegir qué agente redacta el correo; si dejas el campo vacío, Vambe usa el agente asignado a la etapa donde está el ticket. Cuando el workflow se ejecuta a partir de un evento dentro de una conversación, el agente redacta el correo con el contexto de esa conversación. \[IMAGEN 1: nodo Enviar plantilla de email con contenido Escrito por un agente, asunto e instrucciones para el agente] \[IMAGEN 2: selector de destinatario mostrando la opción Rol interno con la lista de roles disponibles] #### CRM * **Obtener ID de deal CRM** * **Obtener ID de contacto CRM** * **Asignar ID de entidad CRM** * **Asignar ID de contacto CRM** #### General * **Enviar webhook** * **Ejecutar función de IA** * **Crear tarea** * **Agregar fila a Google Sheet** * **Ejecutar código** * **Espera** * **Cancelar flujo programado** * **Detener flujo** **Cancelación inteligente en el nodo Espera** El nodo de Espera cuenta con opciones de cancelación automática. | Opción de cancelación | Cuándo usarla | | ----------------------------------- | --------------------------------------------------------- | | **Cancelar al cambiar de etapa** | Si el ticket se mueve a otra etapa, la espera se detiene. | | **Cancelar si el contacto escribe** | Si el cliente responde durante la espera, se cancela. | | **Cancelar si un agente escribe** | Si un agente interviene manualmente, el flujo se detiene. | *** #### Ejemplos de uso ("Recetas") #### 1. Reactivar cliente inactivo sin interrumpir si ya respondió **Trigger:** Inactividad del contacto (30 min, etapa: Calificación) **Espera:** 5 minutos → Cancelar si el contacto escribe **Acción:** Enviar mensaje con IA → reactivar la conversación. *** #### 2. Agente que no responde → Reasignación automática **Trigger:** Inactividad del agente (4 horas) **Acción 1:** Desasignar ejecutivos **Acción 2:** Asignar etiqueta Sin atención **Acción 3:** Asignar ejecutivo (balanceado) **Acción 4:** Crear nota. *** #### 3. Post-venta inteligente: encuesta + oferta de recompra **Trigger:** Evento capturado (Order Created) **Espera:** 4 días **Acción 1:** Enviar encuesta de feedback (NPS) **Trigger 2:** NPS/CSAT respondido **Condición:** ¿Puntaje mayor a 8? **Acción 2 (Sí):** Enviar plantilla con oferta de recompra. *** #### 4. Lead scoring automático con alerta al mejor agente **Trigger:** Monto del ticket actualizado **Condición:** Monto mayor a $1.000.000 **Acción 1:** Cambiar etapa a Prioritario **Acción 2:** Asignar ejecutivo senior **Acción 3:** Crear tarea de llamada **Acción 4:** Agregar fila a Google Sheet. *** #### 5. Cierre automático de tickets abandonados + registro **Trigger:** Inactividad del contacto (2 días) **Acción 1:** Marcar como perdido **Acción 2:** Asignar etiqueta Abandonado **Acción 3:** Agregar fila a Google Sheet **Acción 4:** Cerrar ticket. *** #### 6. Automatización por cambio de etapa en el CRM **Trigger:** Cambio de Etapa CRM **Acción 1:** Enviar plantilla de bienvenida **Acción 2:** Cambiar etapa **Acción 3:** Crear tarea de llamada de bienvenida. *** #### 7. Automatización para clientes problemáticos: Alerta y seguimiento **Trigger:** Etiqueta asignada Cliente Problemático **Acción 1:** Asignar ejecutivo de Soporte Senior **Acción 2:** Crear nota **Acción 3:** Enviar mensaje con IA para desescalar **Acción 4:** Agregar fila a Google Sheet. *** #### 8. Ingreso de leads desde una planilla de Google Sheets **Trigger:** Fila insertada en Google Sheet **Acción 1:** Obtener o crear contacto **Acción 2:** Enviar plantilla de bienvenida **Acción 3:** Asignar etiqueta **Acción 4:** Asignar ejecutivo (balanceado). *** #### 9. Modo Test Antes de lanzar tu workflow al público, utiliza el Modo Test para simular una conversación y ver paso a paso cómo se activan los triggers y si las condiciones se cumplen o fallan. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter: ``` GET https://academy.vambe.ai/workflows/readme.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.