Workflows: Automatización Avanzada
Los Workflows son el motor de automatización de Vambe. Similar a herramientas como Zapier, esta funcionalidad te permite crear cadenas de "Causa y Efecto" dentro de Vambe.
¿Para qué sirven? Desde enviar un mensaje de "Fuera de Horario" los fines de semana, hasta encuestar a un cliente 4 días después de una compra en Shopify. Si ocurre "X", Vambe hará "Y".
1. Estructura de un Workflow
Para crear uno, dirígete al menú lateral izquierdo Workflows y haz clic en Crear Flow.
Un flujo se compone de tres piezas clave:
Trigger (Gatillante): El evento que inicia todo (Ej: "Se asignó una etiqueta").
Condición (Filtro): Reglas opcionales para decidir si avanzar o no (Ej: "¿Es fin de semana?").
Acción: Lo que el sistema hará (Ej: "Enviar mensaje").
2. Selecciona tu Trigger (Gatillante)
Lo primero es definir qué debe pasar para que el flujo se active. Vambe ofrece una gran variedad de gatillantes nativos:
Datos de Contacto/Ticket:
Etiqueta asignada: Ej: Si etiquetan a alguien como "VIP".
Campos actualizados: Ej: Si cambia el estado de un pedido.
Agente asignado: Cuando se asigna un agente al ticket.
Lead score asignado: Cuando cambia el puntaje del lead.
Monto del ticket actualizado: Cuando se modifica el monto.
Estado del ticket cambiado: Cuando el ticket pasa a ganado, perdido, etc.
Eventos de Embudo:
Ingreso a etapa / Salida de etapa: Se activa cuando un ticket entra o sale de una etapa específica.
CRM:
Cambio de Etapa CRM (Nuevo): Se activa cuando un contacto cambia de etapa en HubSpot, Pipedrive o Salesforce. Este trigger simplifica la automatización al permitir que Vambe reaccione directamente a movimientos en tu CRM, sin necesidad de configurar flujos complejos en la plataforma externa. Ofrece opciones para buscar solo contactos existentes en Vambe o para crear uno si no existe. Aprende a configurar este trigger aquí.
E-commerce y Agendamiento (Evento Capturado): Fundamental para Shopify/WooCommerce. Se activa cuando se crea una orden (Order Created), se recupera un carrito, o se agenda una cita.
Conversacional:
Mensaje recibido en etapa humana: Ideal para auto-respuestas cuando el agente no está.
Mensaje enviado por un humano: Se activa cuando un agente envía un mensaje.
NPS/CSAT respondido: Para tomar acciones según la calificación del cliente.
Llamada finalizada: Cuando termina una llamada con el contacto.
Reacción a mensaje: Cuando el contacto reacciona a un mensaje.
Inactividad del contacto (Nuevo): Se activa cuando el contacto lleva un tiempo definido sin enviar un mensaje. Permite configurar etapas específicas, duración y Espera Inteligente para respetar horarios hábiles.
Inactividad del agente (Nuevo): Se activa cuando el agente lleva un tiempo definido sin responder al contacto.
Externos y Técnicos:
Webhook: Para recibir señales de tu propio sistema.
Trigger Recurrente: Para ejecutar tareas periódicas. Ej: Cada lunes a las 9 AM.
Typeform respondido: Se dispara automáticamente cuando un cliente completa un formulario de Typeform.
Flow activado por IA: Se activa cuando una función de un asistente lo ejecuta.
Evento de error: Se activa cuando ocurre un error en el flujo.
3. Agrega Condiciones (Filtros)
Una vez activado el trigger, puedes poner "puertas" lógicas. Si la condición se cumple (Sí), el flujo sigue un camino; si no (No), puede seguir otro o detenerse.
Tipos de condiciones disponibles:
Condición de Horario: "¿Es sábado o domingo?", "¿Son pasadas las 18:00?".
Condición de Metadatos: "¿El precio del producto es mayor a $1.000.000?".
Condición de Canal: "¿El cliente habla por Instagram o WhatsApp?".
Evaluar con IA: Usar inteligencia artificial para decidir si el cliente cumple un requisito complejo.
Condición Aleatoria: Dividir el tráfico 50/50 (A/B Testing).
4. Ejecuta Acciones
Finalmente, define qué hará Vambe. Puedes encadenar múltiples acciones una tras otra.
Contacto / Ticket
Asignar etiqueta / Desasignar etiqueta
Cambiar etapa
Actualizar campos
Asignar ejecutivo / Desasignar ejecutivos
Marcar como ganado o perdido
Cerrar ticket / Abrir ticket
Obtener o crear contacto
Actualizar monto del ticket
Conversacional
Enviar mensaje con IA: Genera un mensaje usando inteligencia artificial según el prompt que definas.
Enviar plantilla: Envía un mensaje pre-aprobado de WhatsApp. Ideal cuando han pasado más de 24 horas desde el último mensaje del cliente.
Enviar archivo
Enviar mensaje de voz
Crear nota: Deja una nota interna visible solo para los agentes.
Enviar encuesta de feedback: Envía una encuesta NPS o CSAT directamente al contacto.
Enviar mensaje: Mensaje de texto simple sin IA.
Enviar mensaje programado
Activar llamada IA
CRM
Obtener ID de deal CRM
Obtener ID de contacto CRM
Asignar ID de entidad CRM
Asignar ID de contacto CRM
General
Enviar webhook: Envía una señal a un sistema externo.
Ejecutar función de IA: Activa una función configurada en un asistente.
Crear tarea
Agregar fila a Google Sheet: Ideal para reportes y registros externos.
Ejecutar código: Para automatizaciones de alta complejidad en Python o Javascript. Los resultados están disponibles en nodos posteriores mediante
data,logsyerrors.Espera: Pausa el flujo durante un tiempo definido antes de continuar con la siguiente acción.
Cancelar flujo programado: Cancela un flujo que está en espera antes de que se ejecute.
Detener flujo: Finaliza el flujo en ese punto.
Cancelación inteligente en el nodo Espera
El nodo de Espera cuenta con opciones de cancelación automática. Puedes activar una o varias para que la espera se detenga si ocurre algo mientras el flujo está en pausa:
Cancelar al cambiar de etapa
Si el ticket se mueve a otra etapa, la espera se detiene. Evita ejecutar acciones sobre tickets que ya avanzaron.
Cancelar si el contacto escribe
Si el cliente responde durante la espera, se cancela. Ideal para flujos de reactivación.
Cancelar si un agente escribe
Si un agente interviene manualmente, el flujo se detiene. Evita que la automatización interfiera con conversaciones humanas activas.
Ejemplos de uso ("Recetas")
🔔 1. Reactivar cliente inactivo sin interrumpir si ya respondió
Trigger: Inactividad del contacto (30 min, etapa: Calificación) Espera: 5 minutos → Cancelar si el contacto escribe ✅ Acción: Enviar mensaje con IA → "Reactivar la conversación preguntando si el cliente sigue interesado."
🚨 2. Agente que no responde → Reasignación automática
Trigger: Inactividad del agente (4 horas, etapa: Pendiente enviar cotización) Acción 1: Desasignar ejecutivos Acción 2: Asignar etiqueta → "Sin atención" Acción 3: Asignar ejecutivo (balanceado) Acción 4: Crear nota → "Cliente sin atención, contactar inmediatamente."
🛍️ 3. Post-venta inteligente: encuesta + oferta de recompra
Trigger: Evento capturado (Order Created) Espera: 4 días → Cancelar al cambiar de etapa ✅ Acción 1: Enviar encuesta de feedback (NPS) Trigger 2: NPS/CSAT respondido Condición: ¿Puntaje mayor a 8? Acción 2 (Si): Enviar plantilla con oferta de recompra
🔥 4. Lead scoring automático con alerta al mejor agente
Trigger: Monto del ticket actualizado Condición: Monto mayor a $1.000.000 Acción 1: Cambiar etapa → "Prioritario" Acción 2: Asignar ejecutivo → agente senior específico Acción 3: Crear tarea → "Llamar cliente en menos de 1 hora" Acción 4: Agregar fila a Google Sheet → registro de leads de alto valor
📋 5. Cierre automático de tickets abandonados + registro
Trigger: Inactividad del contacto (2 días, etapa: Inicial) Acción 1: Marcar como perdido Acción 2: Asignar etiqueta → "Abandonado" Acción 3: Agregar fila a Google Sheet → Nombre, teléfono, etapa, fecha Acción 4: Cerrar ticket
6. Automatización por cambio de etapa en el CRM
Trigger: Cambio de Etapa CRM (Cuando un contacto entra a "Cotización Aprobada" en HubSpot) Acción 1: Enviar plantilla → "¡Felicidades por tu compra! En breve un miembro de nuestro equipo se contactará para coordinar los próximos pasos." Acción 2: Cambiar etapa (en Vambe) → "Cliente Activo" Acción 3: Crear tarea → "Realizar llamada de bienvenida en 24 horas."
7. Automatización para clientes problemáticos: Alerta y seguimiento
Trigger: Etiqueta asignada ("Cliente Problemático") Condición: (Opcional, ej: Canal = "WhatsApp" para gestión específica) Acción 1: Asignar ejecutivo → "Agente de Soporte Senior" Acción 2: Crear nota → "Cliente etiquetado como problemático. Revisar historial para ofrecer solución proactiva." Acción 3: Enviar mensaje con IA → "[Mensaje diseñado para desescalar la situación y proponer una resolución, adaptado al contexto]." Acción 4: Agregar fila a Google Sheet → "Registro de incidentes para análisis y mejora continua."
8. Modo Test
Antes de lanzar tu workflow al público, utiliza el Modo Test. Esta herramienta te permite simular una conversación y ver paso a paso cómo se activan los triggers y si las condiciones se cumplen o fallan, asegurando que tu lógica sea perfecta antes de afectar a clientes reales.
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