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# Como limpar e manter seu funil organizado
## Como limpar e manter seu funil organizado
Um funil saudável reflete a realidade do seu negócio. Se você tem centenas de leads acumulados em etapas sem se mover, seu funil deixa de ser útil — você não sabe quais leads são reais, os agentes perdem o foco e as análises não servem. Neste artigo, você vai aprender a limpar seu funil de uma vez e a mantê-lo organizado de forma automática.
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#### Por que o funil se acumula?
Os tickets se acumulam principalmente por dois motivos:
1. **Não há um critério claro de quando encerrar um lead.** Se ninguém define o que acontece com um cliente que não respondeu em 3 dias, esse ticket fica flutuando para sempre.
2. **O processo de etapas humanas está subdefinido.** Se você tem uma única etapa de "Atendimento Humano" onde caem todos os clientes, ela se torna uma gaveta de bagunça impossível de gerenciar.
> 💡 **Regra geral recomendada:** Se um lead não te escreveu em 2 dias, ele já não é um lead ativo. Tente contatá-lo novamente e, se não responder, encerre-o. Na próxima vez que ele te escrever, ele entrará de novo com a IA desde o início.
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#### Parte 1: Limpar o funil manualmente (uma única vez)
Este é o primeiro passo: fazer uma limpeza geral de todos os tickets antigos acumulados. Isso é feito com filtros e ações em massa.
**Passo 1: Definir o que você quer limpar**
Antes de tocar em qualquer coisa, decida:
* **Quais etapas você quer limpar?** Geralmente as etapas com IA (Inicial, Agendamento) ou etapas humanas onde os leads se acumulam sem avanço.
* **Desde quando?** Por exemplo: todos os leads que não interagem há mais de uma semana.
* **O que você fará com eles?** Movê-los para uma etapa de "Clientes Perdidos" ou arquivá-los diretamente.
> 💡 Não é necessário limpar todas as etapas. Se você tem etapas humanas em que seus agentes estão ativos e em dia, não mexa nelas. Foque nas etapas em que você sabe que há tickets abandonados.
**Passo 2: Aplicar filtros no funil**
1. Vá para o seu **Funil**.
2. Clique no botão **Filtros**.
3. Configure os seguintes filtros:
* **Data de criação:** A partir de uma data passada (ex.: há 2 semanas) até a data que você considerar o limite. Os tickets mais recentes provavelmente não precisam de limpeza.
* **Etapa:** Selecione apenas as etapas que você quer limpar (ex.: Inicial, Agendamento, Atendimento Humano).
* **Agente atribuído** *(opcional):* Se você quer limpar apenas os tickets de um agente específico.
**Passo 3: Usar ações em massa**
Depois de aplicar os filtros, esta é a parte mais importante:
1. Selecione todos os tickets filtrados usando o seletor na parte superior.
2. Clique em **Ações em massa**.\
3. Escolha o que fazer com eles:
| Opção | Quando usar |
| ------------------------------------------ | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Mover para a etapa "Clientes Perdidos"** | Se você tiver uma etapa configurada que encerra e arquiva o ticket automaticamente ao entrar (recomendado) |
| **Arquivar diretamente** | Se você não tiver essa etapa configurada e quiser fazer isso manualmente |
> ⚠️ **Importante:** Encerrar ou arquivar um ticket **não exclui** o contato nem a conversa. O histórico sempre é mantido na seção **Chat**. Você pode pesquisá-lo a qualquer momento por nome, número ou conteúdo da mensagem. O que é encerrado é o ticket do funil, não a conversa.
***
#### Parte 2: Configurar a etapa "Clientes Perdidos"
Essa etapa é a chave para manter o funil limpo de forma automática no longo prazo. Quando um cliente entra nessa etapa, o ticket é encerrado, marcado como perdido e, na próxima vez que esse cliente escrever, entra novamente no funil desde o início com a IA.
**Como configurá-la**
Você precisa criar um [**Workflow**](https://academy.vambe.ai/workflows) com o seguinte gatilho e ações:
**Gatilho:** Entrada na etapa → *"Clientes Perdidos"*
**Ações:**
1. Encerrar ticket
2. Marcar como perdido
3. Definir etapa de retorno → *"Inicial"* (para que, na próxima vez que escrever, ele entre por lá)
> 💡 Depois que esse Workflow estiver configurado, toda vez que você mover um ticket para "Clientes Perdidos" — seja manualmente ou por automação — tudo será executado automaticamente.
***
#### Parte 3: Automatizar o encerramento de leads inativos
A limpeza manual serve para deixar o funil em dia. Mas, para mantê-lo limpo daqui para frente, você precisa de automações que encerrem os tickets abandonados sem que você tenha que fazer isso.
**Automação por inatividade**
Use o gatilho de **Inatividade do contato** em um Workflow:
**Exemplo — Leads inativos na etapa Inicial:**
```
Gatilho: Inatividade do contato
└── Duração: 2 dias
└── Etapa: Inicial
└── Espera Inteligente: Ativada
Ação: Alterar etapa → "Clientes Perdidos"
```
Ao chegar em "Clientes Perdidos", o Workflow dessa etapa cuida do resto (encerrar, marcar como perdido, definir retorno).
Você pode replicar essa lógica para cada etapa que quiser monitorar. Por exemplo:
* Agendamento: se não responder em 2 dias → Clientes Perdidos
* Pendente enviar orçamento: se não responder em 5 dias → Clientes Perdidos
> 💡 **Defina o tempo de acordo com o ritmo do seu negócio.** Não é a mesma coisa um negócio de venda rápida, em que 2 dias é tempo demais, e um de serviços complexos, em que o cliente pode levar uma semana para responder.
**Bônus: Enviar pesquisa antes de encerrar**
Se você quiser aproveitar o momento do encerramento para obter feedback, pode adicionar uma etapa de espera e pesquisa antes de mover o ticket para Clientes Perdidos:
```
Gatilho: Inatividade do contato (2 dias, etapa: Inicial)
└── Espera: 4 horas
└── Enviar pesquisa de feedback (NPS ou CSAT)
└── Espera: 1 dia
└── Alterar etapa → "Clientes Perdidos"
```
***
#### Parte 4: Organizar as etapas humanas (a dica mais importante)
Se você tem muitos tickets acumulados em uma única etapa de "Atendimento Humano", o problema de fundo não é a limpeza — é que o processo está subdefinido.
**O que acontece quando você tem uma única etapa humana?**
* Todos os tipos de clientes (interessados, com orçamento enviado, em negociação, com problemas) caem no mesmo lugar.
* Os agentes não sabem em que ordem atender.
* É impossível saber quantos clientes estão em cada fase do processo.
**A solução: abrir o processo em etapas.**
Em vez de uma única etapa "Atendimento Humano", crie etapas específicas que representem as etapas reais do seu processo. Por exemplo, para um negócio de orçamentos:
```
Agendamento marcado
↓
Pendente enviar orçamento
↓
Orçamento enviado
↓
Segundo orçamento
↓
Visita em campo
↓
Cliente fechado
```
**Como adicionar uma nova etapa?**
1. Vá para o seu funil.
2. Ative o **modo de edição** (ícone de lápis no canto superior direito).
3. Arraste as etapas existentes para reorganizá-las.
4. Clique em **+ Nova etapa** para adicionar as que você precisar.
5. Salve as alterações.
> 💡 Com etapas bem definidas, cada agente sabe exatamente o que deve fazer quando recebe um ticket nessa etapa. E você pode criar automações específicas por etapa para que os tickets não fiquem parados.
***
#### Resumo: O sistema completo
```
1. LIMPEZA INICIAL
└── Filtrar tickets antigos por data e etapa
└── Ações em massa → mover para Clientes Perdidos ou arquivar
2. ETAPA "CLIENTES PERDIDOS"
└── Workflow: ao entrar → encerrar ticket + marcar como perdido + retorno para Inicial
3. AUTOMAÇÃO CONTÍNUA
└── Workflow por inatividade → 2 dias sem resposta → Clientes Perdidos
└── Configurar para cada etapa relevante
4. PROCESSO BEM DEFINIDO
└── Etapas humanas específicas em vez de uma única
└── Cada etapa tem um significado claro para a equipe
```
> ⚠️ **Lembre-se sempre:** Nenhum contato é excluído. Os tickets são encerrados, mas as conversas sempre ficam disponíveis na seção **Chat**, onde você pode pesquisá-las por nome, número ou conteúdo da mensagem.
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# Agent Instructions
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