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Cómo conectar y configurar tu CRM

Centraliza tu gestión. Aprende a conectar HubSpot, Pipedrive, Salesforce y otros CRMs para sincronizar contactos, tratos y automatizar el envío de leads desde Vambe.

Vambe permite integrarse nativamente con los CRMs más importantes del mercado para mantener tu base de datos y tu equipo de ventas alineados.

Integraciones disponibles:

  • HubSpot (Deals y Tickets)

  • Pipedrive

  • Salesforce

  • Zoho (CRM y Desk)

  • ActiveCampaign

  • Odoo CRM

A continuación, te explicamos paso a paso cómo realizar la conexión y la configuración avanzada de sincronización.

Si tienes dudas que puedo conectar con mi CRM, puedes revisarlo aquí

Obtención de su Client ID (Vambe ID)

Para diversas configuraciones e integraciones con su CRM, puede que necesite el Client ID de su workspace, también conocido como Vambe ID. Este identificador ayuda a Vambe a reconocer su instancia y es fundamental para ciertos procesos de conexión.

Para obtenerlo:

  1. Acceda a la nueva vista de su Backoffice de Vambe.

  2. Encontrará el icono de llave ('IDs') en la esquina superior derecha de la pantalla.

  3. Haga clic en este icono para ver y copiar su Client ID.

Recomendación Importante sobre la URL del Backoffice:

Actualmente, para la mayoría de los flujos de trabajo y configuraciones en Vambe, se recomienda seguir utilizando la URL antigua del Backoffice (https://backoffice.vambe.ai/clients/...). La nueva URL (https://backoffice.vambe.ai/workspaces/...) ha sido introducida, pero la antigua es recomendada para asegurar la compatibilidad con todas las funcionalidades existentes mientras se actualizan los flujos internos.

1. Conexión Inicial

  1. En el menú lateral izquierdo, ve a la sección CRM.

  2. Despliega el menú de Ajustes y selecciona Integraciones.

  3. Verás el listado de CRMs disponibles. Haz clic en Conectar en la tarjeta de tu CRM (ej: Pipedrive, HubSpot, etc.).

  4. Sigue los pasos de autenticación de tu plataforma externa.

  5. Una vez conectado, volverás a Vambe. Si no ves la integración activa inmediatamente, actualiza la página.

  6. Haz clic en el icono de Lápiz (Editar) para entrar al panel de configuración.

2. Sincronización General

En la primera pestaña Sincronizar, encontrarás tres opciones clave que permiten a Vambe "leer" la estructura de tu CRM:

  • Sincronizar Campos: Detecta automáticamente los campos personalizados de tu CRM para que puedas usarlos en Vambe.

  • Sincronizar Agentes: Importa los usuarios de tu CRM para asignar dueños a los contactos.

  • Sincronizar Etiquetas: Trae las etiquetas existentes en tu CRM.

3. Atributos de Contacto (Reglas de Envío)

Esta sección es crítica. Aquí defines los requisitos mínimos para que un contacto se envíe al CRM.

  • ¿Cómo funciona? Seleccionas un embudo y defines qué campos son obligatorios (ej: RUT, Email).

  • La Regla: Si el contacto NO tiene este dato (ni la IA ni el humano lo rellenaron), Vambe NO enviará el contacto al CRM para evitar ensuciar tu base de datos con leads vacíos.

  1. Activa el interruptor del embudo que deseas configurar.

  2. Haz clic en el botón (+) y selecciona el campo obligatorio (ej: Email).

4. Configuración de Contacto

Aquí definimos cómo busca, importa y actualiza Vambe la información.

A. Configuración de Búsqueda

Define el criterio único para evitar duplicados. Vambe buscará en tu CRM si el contacto ya existe usando estos campos (ej: Email o Teléfono). Si lo encuentra, lo actualiza; si no, lo crea.

B. Configuración de Importación

Define qué datos debe traer Vambe desde el CRM hacia adentro. Puedes activar:

  • Sincronizar asignación de agentes.

  • Sincronizar etiquetas.

  • Sincronizar campos de contacto.

  • Sincronizar Último Negocio: Importante para traer el contexto de ventas anteriores.

C. Webhooks (Bidireccionalidad)

Activa esta opción para que, cuando algo cambie en tu CRM (ej: cambias una etapa en Pipedrive), se actualice automáticamente en Vambe en tiempo real.

5. Mapeo de Campos

Es momento de conectar los cables. Debes decir qué campo de Vambe corresponde a qué campo de tu CRM.

  • Campos de Contacto: Asocia datos personales (Nombre, Rut, Email).

  • Atributos del Deal (Trato/Ticket): Asocia datos de la venta (Monto, Producto de interés, Dirección de despacho). Esto es vital para que el negocio se cree con información valiosa en tu CRM.

6. UTMs (Rastreo de Marketing)

Si realizas publicidad digital, puedes mapear los parámetros UTM (Source, Medium, Campaign) para que se envíen al CRM y puedas medir el ROI de tus campañas. Selecciona el valor UTM (ej: utm_source) y asócialo al campo correspondiente en tu CRM.

7. Etapas (El disparador)

Esta es la configuración más importante para la automatización. Aquí decides cuándo y dónde se envía el lead.

Debes configurar la siguiente lógica:

  1. Etapa Vambe: Selecciona la etapa de tu embudo en Vambe que servirá de "gatillo" (ej: Cuando entre a "Cotización Enviada").

  2. Pipeline CRM: Selecciona a qué embudo de tu CRM irá.

  3. Etapa CRM: Selecciona en qué etapa exacta caerá en tu CRM.

  4. Crear Trato (Switch):

    • Activado: Crea el Contacto + el Negocio (Deal/Oportunidad).

    • Desactivado: Solo crea o actualiza el Contacto (sin crear oportunidad de venta).

8. Automatización Inversa: Trigger de Workflow por Cambio de Etapa CRM

Además de enviar información desde Vambe a tu CRM, ahora puedes configurar Workflows en Vambe que se activen automáticamente cuando un contacto cambia de etapa directamente en tu CRM. Esta funcionalidad simplifica significativamente la automatización y te permite reaccionar a eventos clave sin la necesidad de complejos flujos en tu sistema CRM.

Beneficios clave:

  • Automatización Directa: Ejecuta acciones en Vambe (ej. enviar mensajes, asignar agentes) tan pronto como una etapa cambia en HubSpot, Pipedrive o Salesforce.

  • Optimización de Costos: Permite a usuarios de planes básicos de CRM (como HubSpot Starter) automatizar acciones que antes requerían planes más avanzados y costosos.

  • Flexibilidad: El trigger ofrece dos opciones para gestionar los contactos:

    • Buscar solo contactos existentes en Vambe: Activa el workflow solo si el contacto ya está registrado en Vambe.

    • Buscar o crear el contacto si no existe: Si el contacto no está en Vambe, se creará automáticamente para poder ejecutar el workflow.

Para configurar este trigger, dirígete a la sección de Workflows en Vambe y selecciona la opción "Cambio de Etapa CRM" como gatillante.

9. Ajustes Finales

En la pestaña Ajustes, podrás ver el estado de la sincronización o Eliminar la integración si necesitas desconectar el CRM.

⚠️ Advertencia: Si eliminas el CRM, se perderá la configuración de mapeo realizada.

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