Como conectar e configurar seu CRM
Centralize sua gestão. Aprenda a conectar HubSpot, Pipedrive, Salesforce e outros CRMs para sincronizar contatos, negócios e automatizar o envio de leads a partir do Vambe.
A Vambe permite se integrar nativamente com os CRMs mais importantes do mercado para manter sua base de dados e sua equipe de vendas alinhadas.
Integrações disponíveis:
HubSpot (Deals e Tickets)
Pipedrive
Salesforce
Zoho (CRM e Desk)
ActiveCampaign
Odoo CRM
A seguir, explicamos passo a passo como realizar a conexão e a configuração avançada de sincronização.
Se tiver dúvidas sobre o que posso conectar com meu CRM, você pode ver aqui
Obtenção do seu Client ID (Vambe ID)
Para diversas configurações e integrações com seu CRM, talvez você precise do Client ID do seu workspace, também conhecido como Vambe ID. Esse identificador ajuda a Vambe a reconhecer sua instância e é fundamental para certos processos de conexão.
Para obtê-lo:
Acesse a nova visualização do seu Backoffice da Vambe.
Você encontrará o ícone de chave ('IDs') no canto superior direito da tela.
Clique nesse ícone para ver e copiar seu Client ID.
Recomendação Importante sobre a URL do Backoffice:
Atualmente, para a maioria dos fluxos de trabalho e configurações na Vambe, recomenda-se continuar usando a URL antiga do Backoffice (https://backoffice.vambe.ai/clients/...). A nova URL (https://backoffice.vambe.ai/workspaces/...) foi introduzida, mas a antiga é recomendada para garantir compatibilidade com todas as funcionalidades existentes enquanto os fluxos internos são atualizados.
1. Conexão Inicial
No menu lateral esquerdo, vá para a seção CRM.
Abra o menu de Configurações e selecione Integrações.
Você verá a lista de CRMs disponíveis. Clique em Conectar no cartão do seu CRM (ex.: Pipedrive, HubSpot etc.).
Siga os passos de autenticação da sua plataforma externa.
Uma vez conectado, você voltará à Vambe. Se não vir a integração ativa imediatamente, atualize a página.
Clique no ícone de Lápis (Editar) para entrar no painel de configuração.
2. Sincronização Geral
Na primeira aba Sincronizar, você encontrará três opções-chave que permitem à Vambe "ler" a estrutura do seu CRM:
Sincronizar Campos: Detecta automaticamente os campos personalizados do seu CRM para que você possa usá-los na Vambe.
Sincronizar Agentes: Importa os usuários do seu CRM para atribuir donos aos contatos.
Sincronizar Etiquetas: Traz as etiquetas existentes no seu CRM.
3. Atributos de Contato (Regras de Envio)
Esta seção é crítica. Aqui você define os requisitos mínimos para que um contato seja enviado ao CRM.
Como funciona? Você seleciona um funil e define quais campos são obrigatórios (ex.: RUT, Email).
A Regra: Se o contato NÃO tiver esse dado (nem a IA nem o humano preencheram), a Vambe NÃO enviará o contato ao CRM para evitar sujar sua base de dados com leads vazios.
Ative o interruptor do funil que deseja configurar.
Clique no botão (+) e selecione o campo obrigatório (ex.: Email).
4. Configuração de Contato
Aqui definimos como a Vambe busca, importa e atualiza as informações.
A. Configuração de Busca
Defina o critério único para evitar duplicados. A Vambe buscará no seu CRM se o contato já existe usando estes campos (ex.: Email ou Telefone). Se encontrar, atualiza; se não, cria.
B. Configuração de Importação
Defina quais dados deve trazer a Vambe de dentro do CRM. Você pode ativar:
Sincronizar atribuição de agentes.
Sincronizar etiquetas.
Sincronizar campos de contato.
Sincronizar Último Negócio: Importante para trazer o contexto de vendas anteriores.
C. Webhooks (Bidirecionalidade)
Ative esta opção para que, quando algo mudar no seu CRM (ex.: você alterar uma etapa no Pipedrive), isso seja atualizado automaticamente na Vambe em tempo real.
5. Mapeamento de Campos
É hora de conectar os cabos. Você deve informar qual campo da Vambe corresponde a qual campo do seu CRM.
Campos de Contato: Associe dados pessoais (Nome, RUT, Email).
Atributos do Deal (Negócio/Ticket): Associe dados da venda (Valor, Produto de interesse, Endereço de entrega). Isso é vital para que o negócio seja criado com informações valiosas no seu CRM.
6. UTMs (Rastreamento de Marketing)
Se você faz publicidade digital, pode mapear os parâmetros UTM (Source, Medium, Campaign) para que sejam enviados ao CRM e você possa medir o ROI das suas campanhas. Selecione o valor UTM (ex.: utm_source) e associe-o ao campo correspondente no seu CRM.
7. Etapas (O disparador)
Esta é a configuração mais importante para a automação. Aqui você decide quando e onde o lead é enviado.
Você deve configurar a seguinte lógica:
Etapa Vambe: Selecione a etapa do seu funil na Vambe que servirá de "gatilho" (ex.: Quando entrar em "Cotação Enviada").
Pipeline do CRM: Selecione para qual funil do seu CRM ele irá.
Etapa do CRM: Selecione em qual etapa exata ele cairá no seu CRM.
Criar Negócio (Switch):
Ativado: Cria o Contato + o Negócio (Deal/Oportunidade).
Desativado: Apenas cria ou atualiza o Contato (sem criar oportunidade de venda).
8. Automação Reversa: Trigger de Workflow por Mudança de Etapa no CRM
Além de enviar informações da Vambe para o seu CRM, agora você pode configurar Workflows na Vambe que sejam ativados automaticamente quando um contato muda de etapa diretamente no seu CRM. Essa funcionalidade simplifica significativamente a automação e permite que você reaja a eventos-chave sem a necessidade de fluxos complexos no seu sistema de CRM.
Benefícios-chave:
Automação Direta: Executa ações na Vambe (ex.: enviar mensagens, atribuir agentes) assim que uma etapa muda no HubSpot, Pipedrive ou Salesforce.
Otimização de Custos: Permite que usuários de planos básicos de CRM (como o HubSpot Starter) automatizem ações que antes exigiam planos mais avançados e caros.
Flexibilidade: O trigger oferece duas opções para gerenciar os contatos:
Buscar apenas contatos existentes na Vambe: Ative o workflow somente se o contato já estiver cadastrado na Vambe.
Buscar ou criar o contato se ele não existir: Se o contato não estiver na Vambe, ele será criado automaticamente para que o workflow possa ser executado.
Para configurar esse trigger, vá para a seção de Workflows na Vambe e selecione a opção "Mudança de Etapa no CRM" como gatilho.
9. Ajustes Finais
Na aba Configurações, você poderá ver o status da sincronização ou Excluir a integração se precisar desconectar o CRM.
⚠️ Aviso: Se você excluir o CRM, a configuração de mapeamento realizada será perdida.
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