Crea Flows de WhatsApp para capturar información estructurada de tus clientes
Cuando necesitas pedirle datos a un cliente —su nombre, su correo, qué servicio busca— hacerlo con mensajes de texto sueltos funciona, pero es lento y da pie a errores de tipeo o respuestas incompletas. Los Flows de WhatsApp resuelven esto: son formularios nativos que se abren dentro del mismo chat, con campos, botones y pantallas que guian al cliente paso a paso. Puedes pedirle a PandAI que los arme por ti o crearlos a mano.
Requisitos de compatibilidad
Los WhatsApp Flows no funcionan con cualquier conexión. Requieren un número conectado mediante la plataforma oficial de WhatsApp Business de Meta.
WhatsApp API oficial
Sí
WhatsApp Dual o híbrido
Puede serlo, si el número está respaldado por la conexión oficial de Meta y aparece en Vambe como un número WhatsApp habilitado
WhatsApp QR / Web WhatsApp
No
Instagram, Messenger, Web Chat o TikTok
No usan WhatsApp Flows
Crear el Flow no significa que se enviará automáticamente a los clientes. Una vez publicado, debe abrirse mediante un mensaje interactivo del asistente, una plantilla de WhatsApp o una automatización —más abajo, en Cómo conectar un WhatsApp Flow a un asistente.
Creación con PandAI: que lo arme por ti
Si prefieres no construir el Flow bloque por bloque, PandAI ofrece dos caminos, disponibles al darle contexto sobre Asistentes:
Crear un WhatsApp Flow — le describes qué información necesitas capturar y PandAI arma el Flow completo de forma automática, aplicando el mismo proceso que harías a mano pero sin que tengas que tocar cada pantalla tú mismo. Igual que en la creación manual, este Flow queda como una pieza suelta: si lo quieres dentro de un asistente, hay que ir a asociarlo a mano en Mensajes Interactivos.
Condensar una ruta en un WhatsApp Flow — PandAI lee los escenarios y rutas de tu asistente y te recomienda qué rutas conversacionales conviene transformar en un Flow, para reducir la cantidad de mensajes que el asistente tiene que enviar para recolectar la misma información. A diferencia de la opción anterior, aquí no necesitas asociar nada tú mismo: PandAI conecta el Flow resultante directo a la función de Mensajes Interactivos del asistente.
Creación manual: paso a paso
Si prefieres armar el Flow tú mismo —o quieres entender qué hay detrás de lo que PandAI genera—, desde Canales → WhatsApp Flows haz clic en + Crear para abrir el constructor, dividido en un panel de configuración a la izquierda y una vista previa en vivo dentro de un teléfono a la derecha. Ahí defines tres cosas antes de tocar el contenido del formulario:
Nombre del flujo — el nombre interno con el que identificarás este Flow (por ejemplo, «Encuesta satisfacción»).
Categorías — se agregan con Agregar categoría.
Números de WhatsApp — se agregan con Agregar número; define en qué número(s) va a estar disponible este Flow.
Con eso listo, arma el contenido del formulario en Pantallas. Cada pantalla ("Pantalla 1", "Pantalla 2"...) tiene:
Título — lo que ve el cliente como encabezado de la pantalla.
ID de pantalla — un identificador interno en mayúsculas (por ejemplo,
START,CONFIRM) que se usa para enrutar entre pantallas.Pantalla terminal — un interruptor que marca esa pantalla como el cierre del Flow. Al activarlo aparece un segundo interruptor, Pantalla de éxito, para marcarla específicamente como la confirmación final.
Dentro de Construcción, cada pantalla se arma agregando bloques con el botón Agregar:
Encabezado de texto
Texto
Cuerpo de texto
Texto
Entrada de texto
Interruptor Requerido, Etiqueta (lo que ve el cliente), Tipo de entrada (Texto, Email, teléfono, número, etc.), Texto de ayuda opcional. El nombre del campo se genera automáticamente a partir de la etiqueta (por ejemplo, "Full name" → full_name) —es el identificador con el que llega el dato a Vambe
Lista desplegable
Interruptor Requerido, Etiqueta, pares Valor (no visible para el usuario) / Opción (visible para el usuario), que se van sumando con Agregar elemento
Pie de página
Tipo de pie de página (por ejemplo, Simple), Etiqueta del botón, y Pantalla de destino —a qué pantalla salta el cliente al tocar ese botón
Al terminar una pantalla, Agregar pantalla (al pie del editor) suma la siguiente. El botón Crear, arriba a la derecha, publica el Flow.
Límites de estructura
Pantallas por Flow
Máximo 8
Campos de entrada por pantalla
Máximo 5
Botones por pantalla
1 (el pie de página)
Opciones en un campo de selección
Entre 2 y 20
Para cargas de archivos (foto o documento), Meta impone además: máximo un campo de foto o documento por pantalla, hasta 30 archivos en los campos de carga, ≈ 25 MB por archivo, y un límite total de ≈ 100 MB por Flow.
Tipos de campo disponibles: texto, texto largo, correo, teléfono, número, selección única, lista desplegable, selección múltiple, fecha, aceptación de términos, fotos y documentos.
Buenas prácticas
Un Flow por objetivo. Mejor tener un Flow de agendamiento, otro de cotización y otro de devolución, que uno gigante para todo.
Pide solo lo necesario. Cada campo adicional aumenta la posibilidad de abandono; no preguntes algo que el asistente pueda obtener después o que ya tenga disponible.
Separa por etapas. Por ejemplo: pantalla 1 datos de contacto, pantalla 2 necesidad o servicio, pantalla 3 fecha o detalle adicional, pantalla 4 confirmación. Con seis o más campos, agrúpalos en pantallas de tres a cinco.
Incluye una pantalla final de confirmación, para que el cliente pueda revisar lo que está enviando antes de terminar.
Usa nombres claros en las etiquetas ("¿Qué servicio necesitas?", no "Campo 1" o "Dato adicional").
Mantén las opciones cortas —fáciles de seleccionar desde un teléfono. Si hay muchas alternativas, agrúpalas o sepáralas en otra pantalla.
Define qué pasará después: crear o actualizar un ticket, mover de etapa, avisar a un ejecutivo, enviar una cotización, activar un workflow, agendar una reunión.
Ten siempre una alternativa conversacional. No todos los clientes completarán el formulario; el asistente debe poder continuar manualmente si la persona dice «prefiero hablar con alguien», no entiende una pregunta o no puede abrir el Flow.
Publicación
Un Flow publicado no se puede devolver a estado borrador. Revisa bien nombres, campos y navegación entre pantallas antes de crear el Flow definitivo, y pruébalo con casos reales antes de usarlo ampliamente.
Si vas a enviar el Flow mediante una plantilla de WhatsApp, esa plantilla debe cumplir también con las reglas y aprobaciones de Meta.
Cómo conectar un WhatsApp Flow a un asistente
Un Flow creado y publicado no se envía solo: hay que indicarle al asistente cuándo debe abrirlo. Si lo generaste con la opción Condensar una ruta de PandAI, esta conexión ya quedó hecha; si lo creaste a mano o con Crear un WhatsApp Flow, sigue estos pasos.
1. Verifica que el asistente sea V3
Los WhatsApp Flows solo funcionan con asistentes V3. Los asistentes V2 no tienen la función de mensajes interactivos.
2. Publica el Flow en un número de WhatsApp
El Flow debe estar disponible en el mismo número desde el cual responde el asistente:
Ve a la sección de Flows.
Abre el Flow que quieres usar.
Revisa o completa sus pantallas y campos.
Publicálo en el número de WhatsApp correspondiente.
Guarda los cambios.
Un Flow publicado solamente en un canal web, Instagram u otro canal no podrá enviarse como WhatsApp Flow.
3. Abre el asistente V3
Ve a Asistentes.
Abre el asistente V3.
Entra a su configuración o automatizaciones.
Busca Enviar mensaje interactivo.
4. Activa los mensajes interactivos
Activa la función Enviar mensaje interactivo. Esta función permite que el asistente envíe botones, listas o WhatsApp Flows.
5. Agrega el Flow al asistente
Dentro de la configuración de mensajes interactivos:
Selecciona Agregar Flow.
Elige el Flow correspondiente.
Escribe una descripción clara de cuándo debe utilizarlo —por ejemplo, «Cuando el cliente quiere seleccionar una sesión de cine y elegir un asiento», no solo una lista de los campos del formulario.
6. Guarda la configuración
Si ya había otros Flows configurados, asegúrate de conservarlos: la lista de Flows reemplaza la configuración anterior completa, no se acumula sola.
7. Indica al asistente que use la función en la ruta correspondiente
Conectar el Flow al asistente no hace que se envíe automáticamente. La ruta o escenario donde se recopilan esos datos debe indicarle al asistente que utilice la función de mensajes interactivos, con una referencia de función con un formato similar a:
No escribas manualmente el nombre del Flow dentro de la ruta. El Flow que se va a utilizar se determina mediante la descripción configurada en los mensajes interactivos, no por lo que escribas en la ruta.
La ruta también debe indicar qué hacer después de que el cliente complete el formulario, porque las respuestas regresan como datos estructurados.
8. Verifica la conexión del asistente
Confirma que:
El asistente sea V3.
El asistente esté asignado a una etapa activa.
La etapa pertenezca a un embudo conectado al número de WhatsApp.
El Flow esté publicado en ese mismo número.
La ruta incluya la referencia de Enviar mensaje interactivo.
La descripción del Flow explique claramente cuándo debe utilizarse.
Errores comunes
El Flow existe, pero no se envía: probablemente no está publicado en el número de WhatsApp.
El asistente no encuentra el Flow: no fue agregado a la lista de mensajes interactivos.
El Flow está conectado, pero el asistente sigue preguntando campo por campo: falta la referencia de función dentro de la ruta.
El Flow no funciona en Instagram o Web Chat: los WhatsApp Flows funcionan solo para WhatsApp.
El asistente es V2: esta función solo está disponible en asistentes V3.
Casos avanzados
Algunos escenarios —lógica condicional compleja entre pantallas, o conectar el Flow a un sistema externo para traer datos dinámicos— pueden requerir configuración adicional más allá de este editor. Si tu caso lo necesita, conviérsalo con tu equipo de implementación de Vambe.
En resumen
Un Flow se arma con pantallas, y cada pantalla con bloques —encabezado, cuerpo, campos de entrada y un pie de página que decide a dónde salta el cliente. Puedes armarlo tú mismo en el editor, pedírselo a PandAI ya listo, o pedirle a PandAI que directamente convierta una ruta conversacional existente en un Flow y la conecte sola. Sea cual sea el camino, una vez publicado en el número correcto falta un último paso —salvo que uses «Condensar una ruta»—: conectarlo a tu asistente V3 siguiendo esta guía para que sepa cuándo enviarlo.
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