Cómo configurar las respuestas de tu asistente en el canal de correo
Define qué correos entran a tu embudo, cuándo tu asistente decide no responder, cuándo redacta un borrador para que lo revises y con qué tono escribe.
Con el envío y la recepción activos, tu canal de correo ya funciona: los mensajes entran a Vambe y tu asistente los responde. Lo que define la calidad de esas respuestas es la configuración que viene después.
En esta guía verás los cuatro controles que determinan qué correos se procesan, cuándo tu asistente decide guardar silencio, cuándo redacta un borrador en lugar de enviar, y con qué tono escribe.
Para entrar: en el menú lateral ve a Canales, abre el menú de tres puntos de tu canal de correo y entra a Ver detalles.
Lo que Vambe deja configurado al conectar el canal
Al conectar el canal de correo, Vambe agrega dos protecciones a tu asistente para evitar respuestas innecesarias y bucles de correos automáticos. Ambas vienen con un texto general, así que conviene revisarlas y ajustarlas al caso de tu negocio.
La función «No responder»
Permite que tu asistente decida no contestar cuando el último mensaje no requiere una respuesta. Queda activada al conectar el canal, y el campo Cuándo no responder es opcional: si lo dejas vacío, Vambe aplica el texto por defecto que ves en gris, pensado para cierres sociales —«gracias», «ok», solo emojis— y para contactos que piden expresamente dejar de recibir mensajes.
El propio texto por defecto trae una advertencia que conviene respetar: no uses esta función para evitar preguntas difíciles ni para retrasar una respuesta real. En esos casos tu contacto queda sin respuesta y percibe que lo ignoraron.
El bloque «Qué mails no responder»
Es un bloque de tipo No hacer que aparece entre los bloques de tu asistente y repite la instrucción a nivel de contenido, como una segunda capa de verificación. Ábrelo y escribe los silencios propios de tu operación: confirmaciones de tus propios sistemas, respuestas a encuestas, avisos de vacaciones o cualquier correo que no amerite una respuesta.
En qué se diferencian de las reglas de filtrado
Estos dos son instrucciones para tu asistente: le indican cuándo conviene callar, y la IA las interpreta. Las reglas de filtrado son otra cosa: un filtro que impide que el correo cree ticket o active al asistente. Para basura previsible —notificaciones, newsletters, dominios de proveedores— el filtro es más confiable que la instrucción.
Reglas de filtrado de respuestas
A un canal de correo le llega mucho más que consultas de clientes: notificaciones de herramientas, publicidad y avisos automáticos. Sin filtros, todo eso entra al embudo y lo llena de tickets que no tienen relación con tu negocio.
Encuentras esta configuración en Canales → ⋮ → Ver detalles → Reglas de filtrado de respuestas. Lo más práctico es partir por los dominios: los escribes con arroba, confirmas cada uno y quedan guardados como etiquetas.
Filtrar por remitente
Ignora lo que venga de esos dominios o direcciones
@datadog, @clickup
Contiene las palabras
Procesa solo los correos que incluyan estas palabras
Cotización, Soporte, Urgente
No contiene las palabras
Descarta los correos que incluyan estas palabras
Factura, Newsletter, Unsubscribe
Recuerda presionar Guardar cambios al terminar.
Qué pasa con un correo filtrado
Un correo filtrado no crea ticket ni activa a tu asistente, por lo que no aparece en el embudo. Pero sigue estando disponible en la vista de Chat: no se borra ni se bloquea nada. Tu embudo queda limpio y la información sigue ahí si alguien la necesita.
Para verlos, entra a Chat y activa el filtro Correos: ahí aparecen todos los correos del canal, incluidos los que el filtro dejó fuera del embudo.
Borradores IA: revisar antes de enviar
Si prefieres que nadie reciba una respuesta automática sin que alguien la haya leído, activa Borradores IA. Tu asistente redacta la respuesta y una persona de tu equipo la aprueba, la edita o la descarta antes de que el correo salga.
En el embudo, abre el menú de la etapa (ícono de engranaje) y elige Borradores IA.
Marca tu canal de correo en la lista y guarda.
La regla funciona por etapa y por canal a la vez: en una misma etapa puedes dejar el correo en borradores y WhatsApp en respuesta automática. Los borradores se generan en el chat, no en una bandeja aparte, así que tu equipo los ve donde ya trabaja. Funciona igual en etapas con asistente y en etapas humanas.
El tono de las respuestas
Al conectar el canal, tu asistente recibe una regla de formato propia del correo: trato formal, firma y sin el límite de caracteres de la mensajería. Es el mismo asistente de tu embudo, con los modales del canal.
Ese formato usa un saludo formal por defecto, y no todas las marcas se dirigen así a sus clientes. Es una regla más de tu asistente y puedes editarla desde la sección Asistente: ajústala a la forma en que hablas normalmente con tus contactos antes de la primera respuesta real.
Comprueba que quedó bien
Antes de dejar el canal andando, haz una prueba completa:
Envía un correo real desde una casilla externa, con una pregunta típica de tu negocio. Tu asistente responde según el contexto del embudo, así que una prueba genérica no demuestra nada.
Confirma que llegó a los dos lados: tu bandeja de siempre y Vambe.
Búscalo en Chat con el filtro Correos y revisa que el ticket se haya creado con el contacto y el canal correctos.
Lee la respuesta completa antes de que salga, si activaste Borradores IA.
Revisa el formato: saludo, cuerpo y firma.
Prueba un filtro: envía desde un remitente que hayas filtrado y confirma que no crea ticket, pero sí aparece en el chat.
Cuando algo no funciona
Los DNS no verifican
El proxy quedó activado en los CNAME
Déjalos en DNS only. Es la causa en la mayoría de los casos
Pasaron 48 horas sin verificar
Un registro mal copiado, o el dominio tiene mala reputación
Revisa los registros carácter por carácter y escríbenos a soporte
Los correos no llegan a Vambe
Faltó presionar Guardar cambios en Gmail
Vuelve al final de la página de reenvío y guarda
Llegan a Vambe pero no a tu bandeja
No quedó marcada la opción de conservar la copia
Actívala. Si conectaste por dominio propio, este es el comportamiento esperado
El embudo se llena de correos irrelevantes
Las reglas de filtrado están vacías
Agrega los remitentes en Reglas de filtrado de respuestas y guarda
Tu asistente responde lo que no debería
Quedaron los textos generales que Vambe deja configurados
Edita «No responder» y el bloque «Qué mails no responder» con tu caso. Si es basura previsible, va en las reglas de filtrado
Las respuestas suenan ajenas a tu marca
El formato por defecto sin ajustar
Edita la regla de formato desde la sección Asistente
Las respuestas llegan cortadas
La regla de formato del canal no se está aplicando
Verifica que tu asistente tenga la condición del canal de correo
Los correos caen en spam
Un dominio sin reputación enviando volumen alto
Baja el volumen y súbelo de forma gradual
En resumen
Estos cuatro controles convierten el canal de correo en algo que puedes dejar andando con confianza: las reglas de filtrado deciden qué merece un ticket, «No responder» y su bloque le enseñan a tu asistente cuándo conviene callar, Borradores IA te deja revisar antes de enviar mientras tomas confianza, y la regla de formato hace que las respuestas suenen como tu marca. Dedicarles unos minutos al principio evita la mayor parte de los ajustes posteriores.
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