Como configurar as respostas do seu assistente no canal de e-mail
Defina quais e-mails entram no seu funil, quando seu assistente decide não responder, quando redige um rascunho para você revisar e com qual tom escreve.
Com o envio e o recebimento ativos, seu canal de e-mail já está funcionando: as mensagens entram na Vambe e seu assistente as responde. O que define a qualidade dessas respostas é a configuração que vem depois.
Neste guia, você verá os quatro controles que determinam quais e-mails são processados, quando seu assistente decide ficar em silêncio, quando redige um rascunho em vez de enviar e com qual tom escreve.
Para acessar: no menu lateral vá para Canais, abra o menu de três pontos do seu canal de e-mail e entre em Ver detalhes.
O que a Vambe deixa configurado ao conectar o canal
Ao conectar o canal de e-mail, a Vambe adiciona duas proteções ao seu assistente para evitar respostas desnecessárias e loops de e-mails automáticos. Ambas vêm com um texto genérico, então vale a pena revisá-las e ajustá-las ao caso do seu negócio.
A função «Não responder»
Permite que seu assistente decida não responder quando a última mensagem não exigir uma resposta. Ela fica ativada ao conectar o canal, e o campo Quando não responder é opcional: se você deixar em branco, a Vambe aplica o texto padrão que aparece em cinza, pensado para fechamentos sociais —«obrigado», «ok», só emojis— e para contatos que pedem explicitamente para parar de receber mensagens.
O próprio texto padrão traz um aviso que vale respeitar: não use esta função para evitar perguntas difíceis nem para atrasar uma resposta real. Nesses casos, seu contato fica sem resposta e percebe que foi ignorado.
O bloco «Quais e-mails não responder»
É um bloco do tipo Não fazer que aparece entre os blocos do seu assistente e repete a instrução no nível do conteúdo, como uma segunda camada de verificação. Abra-o e escreva os silêncios próprios da sua operação: confirmações dos seus próprios sistemas, respostas a pesquisas, avisos de férias ou qualquer e-mail que não mereça uma resposta.
Em que eles diferem das regras de filtragem
Esses dois são instruções para o seu assistente: eles indicam quando vale a pena ficar em silêncio, e a IA as interpreta. As regras de filtragem são outra coisa: um filtro que impede que o e-mail crie ticket ou acione o assistente. Para lixo previsível —notificações, newsletters, domínios de fornecedores— o filtro é mais confiável do que a instrução.
Regras de filtragem de respostas
Um canal de e-mail recebe muito mais do que consultas de clientes: notificações de ferramentas, publicidade e avisos automáticos. Sem filtros, tudo isso entra no funil e o enche de tickets que não têm relação com o seu negócio.
Você encontra esta configuração em Canais → ⋮ → Ver detalhes → Regras de filtragem de respostas. O mais prático é começar pelos domínios: você os escreve com arroba, confirma cada um e eles ficam salvos como etiquetas.
Filtrar por remetente
Ignora o que vier desses domínios ou endereços
@datadog, @clickup
Contém as palavras
Processa apenas os e-mails que incluam estas palavras
Orçamento, Suporte, Urgente
Não contém as palavras
Descarta os e-mails que incluam estas palavras
Fatura, Newsletter, Unsubscribe
Lembre-se de pressionar Salvar alterações ao terminar.
O que acontece com um e-mail filtrado
Um e-mail filtrado não cria ticket nem aciona seu assistente, por isso não aparece no funil. Mas continua disponível na visualização de Chat: nada é apagado nem bloqueado. Seu funil fica limpo e a informação continua ali se alguém precisar.
Para vê-los, entre em Chat e ative o filtro E-mails: ali aparecem todos os e-mails do canal, inclusive os que o filtro deixou de fora do funil.
Rascunhos IA: revisar antes de enviar
Se você prefere que ninguém receba uma resposta automática sem que alguém a tenha lido, ative Rascunhos IA. Seu assistente redige a resposta e uma pessoa da sua equipe aprova, edita ou descarta antes que o e-mail seja enviado.
No funil, abra o menu da etapa (ícone de engrenagem) e escolha Rascunhos IA.
Marque seu canal de e-mail na lista e salve.
A regra funciona por etapa e por canal ao mesmo tempo: em uma mesma etapa você pode deixar o e-mail em rascunho e o WhatsApp em resposta automática. Os rascunhos são gerados no chat, não em uma caixa separada, então sua equipe os vê onde já trabalha. Funciona da mesma forma em etapas com assistente e em etapas humanas.
O tom das respostas
Ao conectar o canal, seu assistente recebe uma regra de formato própria do e-mail: tratamento formal, assinatura e sem o limite de caracteres da mensageria. É o mesmo assistente do seu funil, com as maneiras do canal.
Esse formato usa uma saudação formal por padrão, e nem todas as marcas se dirigem assim aos seus clientes. É mais uma regra do seu assistente e você pode editá-la na seção Assistente: ajuste-a à forma como você fala normalmente com seus contatos antes da primeira resposta real.
Confira se ficou certo
Antes de deixar o canal funcionando, faça um teste completo:
Envie um e-mail real de uma caixa externa, com uma pergunta típica do seu negócio. Seu assistente responde de acordo com o contexto do funil, então um teste genérico não prova nada.
Confirme que chegou aos dois lados: sua caixa de entrada de sempre e a Vambe.
Procure-o no Chat com o filtro E-mails e verifique se o ticket foi criado com o contato e o canal corretos.
Leia a resposta completa antes de ela ser enviada, se você ativou Rascunhos IA.
Revise o formato: saudação, corpo e assinatura.
Teste um filtro: envie de um remetente que você tenha filtrado e confirme que ele não cria ticket, mas aparece no chat.
Quando algo não funciona
Os DNS não verificam
O proxy ficou ativado nos CNAME
Deixe-os em DNS only. É a causa na maioria dos casos
Passaram 48 horas sem verificar
Um registro copiado errado, ou o domínio tem má reputação
Revise os registros caractere por caractere e escreva para o suporte
Os e-mails não chegam à Vambe
Faltou pressionar Salvar alterações no Gmail
Volte ao final da página de encaminhamento e salve
Chegam à Vambe, mas não à sua caixa de entrada
A opção de manter a cópia não foi marcada
Ative-a. Se você conectou por domínio próprio, esse é o comportamento esperado
O funil fica cheio de e-mails irrelevantes
As regras de filtragem estão vazias
Adicione os remetentes em Regras de filtragem de respostas e salve
Seu assistente responde o que não deveria
Ficaram os textos genéricos que a Vambe deixa configurados
Edite «Não responder» e o bloco «Quais e-mails não responder» para o seu caso. Se for lixo previsível, coloque nas regras de filtragem
As respostas soam fora da sua marca
O formato padrão sem ajustes
Edite a regra de formato na seção Assistente
As respostas chegam cortadas
A regra de formato do canal não está sendo aplicada
Verifique se seu assistente tem a condição do canal de e-mail
Os e-mails caem no spam
Um domínio sem reputação enviando alto volume
Reduza o volume e aumente-o gradualmente
Em resumo
Esses quatro controles transformam o canal de e-mail em algo que você pode deixar funcionando com confiança: as regras de filtragem decidem o que merece um ticket, «Não responder» e seu bloco ensinam seu assistente quando vale a pena ficar em silêncio, Rascunhos IA permite revisar antes de enviar enquanto você ganha confiança, e a regra de formato faz com que as respostas soem como a sua marca. Dedicar alguns minutos a eles no início evita a maior parte dos ajustes depois.
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