Como ativar o recebimento de e-mails
Como ativar o recebimento de e-mails
Para que serve?
O canal de Email da Vambe não só envia: também recebe. Ao ativar o recebimento, as respostas dos seus contatos entram diretamente na Vambe, são abertas como tickets dentro do funil que você escolher e ficam registradas no histórico do contato. Seu assistente pode lê-las e respondê-las da mesma forma que em qualquer outro canal, e seus Executivos podem retomar a conversa a partir da mesma tela de Chat.
Para acessar: no menu lateral vá para Canais e localize seu canal de e-mail dentro de Canais conectados.
Cada canal de e-mail mostra um ícone de bandeja que indica o status do recebimento. Se aparecer em cinza, o recebimento de respostas ainda não está habilitado: ao passar o cursor você verá o aviso "O recebimento de respostas não está habilitado. Abra o canal para habilitá-lo." Esse mesmo ícone é o ponto de partida da configuração. Você também pode acessá-lo pelo menu de três pontos do canal, em Ver detalhes → Recebimento de respostas → Configurar.
Passo 1: Escolha como quer receber seus e-mails
Clique no ícone de recebimento do canal. A Vambe vai mostrar dois métodos de configuração, de acordo com a forma como você administra seu e-mail.
Opção A: Encaminhamento a partir do seu e-mail (recomendado)
Feito para Gmail, Google Workspace, Outlook ou Microsoft 365. Você configura um encaminhamento automático da sua caixa para um endereço que a Vambe entrega, e pronto. Sua caixa continua com uma cópia de tudo, então nada muda para quem te escreve.
Você precisa de:
Uma conta de Gmail, Google Workspace, Outlook ou Microsoft 365
Acesso às configurações do seu e-mail
Escrever para seus clientes pela Vambe
Opção B: Configurar meu próprio domínio
Aponte o registro MX do seu domínio para a Vambe a partir do seu provedor de DNS.
Você precisa de:
Acesso ao painel de DNS do seu domínio
Apoio da sua equipe técnica, conforme o provedor
Considere que as mudanças podem levar entre 24 e 48 horas para se propagar
⚠️ Por que recomendamos o encaminhamento: ao alterar o registro MX, os e-mails podem deixar de chegar à sua caixa de sempre e passar a entrar somente na Vambe. Se você quiser continuar vendo também no seu e-mail, escolha o encaminhamento.
Passo 2: Configure o encaminhamento a partir do seu e-mail
Ao escolher esta opção, a Vambe abre um assistente que te acompanha enquanto você faz as alterações no seu e-mail. Mantenha as duas abas abertas: você vai copiar um dado da Vambe e colar na sua caixa.
No Gmail ou Google Workspace
1. Acesse as configurações de encaminhamento
No Gmail, clique no ícone de engrenagem (no canto superior direito) e escolha Ver todas as configurações. Abra a aba Encaminhamento e e-mail POP/IMAP.
2. Adicione o endereço de encaminhamento
Na seção Encaminhamento, clique em Adicionar um endereço de encaminhamento. Copie o endereço que a Vambe mostra — ele tem o formato fwd-xxxxxxxx@in.vambe-mail.com— cole no campo e confirme com Avançar → Continuar → Aceitar.
O Google envia um e-mail de confirmação e a Vambe valida isso sozinha: você não precisa procurar nenhum código. Enquanto isso, você verá a mensagem Aguardando a confirmação do Gmail. O Google também pode pedir que você verifique sua identidade; normalmente é uma notificação no seu celular com um número que você precisa selecionar.
3. Ative o encaminhamento e salve
De volta em Encaminhamento e e-mail POP/IMAP, selecione a opção Encaminhar uma cópia do e-mail recebido para…, escolha no menu suspenso o endereço que você acabou de adicionar e deixe marcada a opção de manter a cópia na Caixa de entrada. Desça até o final da página e clique em Salvar alterações.
Esse último clique é o que ativa tudo e é o mais esquecido. Se os e-mails não chegarem à Vambe, volte ao final dessa página e salve-a.
No Outlook ou Microsoft 365
É mais curto, porque não há e-mail de confirmação no meio:
Entre em Configurações → E-mail → Encaminhamento.
Ative Habilitar encaminhamento e cole o endereço que a Vambe fornece.
Marque a caixa Manter uma cópia das mensagens encaminhadas e salve.
Quando o encaminhamento fica ativo, o assistente da Vambe confirma com a mensagem Encaminhamento confirmado! e o ícone de recebimento do canal muda de status na lista de canais.
Encaminhe tudo e filtre na Vambe. O Gmail permite encaminhar apenas parte dos e-mails criando um filtro; não use essa opção. O que você filtra no Gmail nunca chega à Vambe e desaparece do sistema. Em vez disso, o que você filtra com as regras de filtragem do canal fica fora do funil, mas continua visível no Chat, sem perda de informação.
Passo 2 (alternativo): Configure seu próprio domínio
Se você escolheu esse caminho, na prática é um único passo: copiar o registro de entrada que a Vambe fornece e colar no painel DNS do seu provedor — GoDaddy, Cloudflare, Dynadot, o que você usar —. O assistente mostra "Passo 1 de 2", mas o segundo é apenas confirmar a conexão.
Entrada (MX)
O domínio da sua empresa
mx.sendgrid.net
Nota técnica para quem for configurar: o registro de entrada é do tipo MX.
Antes de mexer nisso, confirme que você entende o efeito sobre sua caixa de entrada: por esse caminho, os e-mails podem deixar de chegar ao seu inbox e passar a entrar só na Vambe. Se você não tiver certeza, o caminho correto é o encaminhamento.
Passo 3: Associe o canal a um funil
Para que as respostas se transformem em tickets, o canal precisa estar associado a um funil. Em Canais, vá para o painel Associar canais aos seus funis, procure o funil onde você quer trabalhar os e-mails e clique em + Associar canal. A Vambe vai confirmar com a mensagem Canal adicionado ao pipeline.
Ao associar um canal de e-mail a um funil, o assistente ajusta o formato da resposta para o formato de e-mail e fica pré-configurado para esse canal. Se você precisar ajustar o tom, as instruções ou o conteúdo das respostas, revise em Como configurar as respostas do seu assistente no canal de e-mail.
Passo 4: Onde você vê as respostas
A partir desse momento, o canal funciona igual ao restante da Vambe. No menu lateral, entre em Chat e use o filtro E-mails para ver apenas as conversas de e-mail: cada conversa aparece como um ticket, com seu status de atendimento e sua atribuição.
Ao abrir um ticket, você verá o histórico completo do e-mail, as informações do contato à direita e a caixa de resposta abaixo, com as opções Responder e Responder a todos. Você pode editar o destinatário, o assunto e o corpo antes de enviar, além de adicionar notas ou tarefas associadas ao contato.
Confira se ficou certo
Antes de encerrar a configuração, envie um e-mail real a partir de uma conta externa com uma pergunta típica do seu negócio e confirme que ele chegou aos dois lados: sua caixa de sempre e a Vambe. Se não chegou à sua caixa, verifique se a opção de manter a cópia ficou marcada.
Em resumo
Ativar o recebimento transforma seu canal de e-mail em uma conversa de ida e volta: os e-mails respondidos pelos seus contatos chegam à Vambe, são organizados como tickets dentro do funil correto e ficam disponíveis para seu assistente e seus Executivos, no mesmo lugar onde você já gerencia WhatsApp, Instagram e o restante dos seus canais.
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