En Vambe puedes asignar agentes de forma automática a las etapas humanas de tu embudo y definir qué notificaciones recibirá cada uno.
Esto permite organizar el trabajo del equipo y asegurarse de que siempre haya alguien atendiendo los tickets a tiempo.
Este proceso solo puede hacerlo un superadministrador o el owner de la cuenta.
1. Asignación automática de agentes en una etapa
La asignación automática sirve para que, cada vez que un ticket entre a una etapa humana, Vambe decida quién será el agente encargado.
¿Dónde se configura?
-
Ve al embudo.
-
Haz clic en la etapa donde quieres configurar la asignación.
-
Presiona Configuraciones.
-
Entra en Asignación automática.
Aquí podrás elegir cómo quieres que Vambe reparta los tickets entre los agentes.
Estrategias de asignación
1) Balanceado
Reparte los tickets según la carga actual de cada agente.
Ejemplo claro:
-
Agente 1 tiene 3 tickets asignados.
-
Agente 2 tiene 0.
Los próximos tickets entrarán primero al agente 2 hasta equilibrar la carga, y así sucesivamente.
Es la opción ideal para equipos que buscan evitar que un agente quede sobrecargado.
2) Aleatorio
Vambe asigna los tickets al azar entre los agentes seleccionados.
Cada agente tiene la misma probabilidad de recibir un nuevo ticket.
3) Desasignar
Si eliges esta opción:
-
Cada vez que un ticket entre a esta etapa,
-
se eliminará cualquier asignación previa,
-
dejando el ticket sin agente asignado.
Útil cuando quieres que el equipo escoja manualmente quién lo toma.
Seleccionar agentes
Después de elegir una estrategia:
-
Marca los agentes que quieres incluir.
-
Guarda los cambios.
Desde ese momento, cada ticket que entre a la etapa se asignará según la lógica que definiste.
2. Configurar notificaciones para agentes
Una vez configurada la asignación automática, puedes decidir quién será notificado y en qué situaciones.
¿Dónde se configura?
-
En la misma etapa, vuelve a Configuraciones.
-
Entra a Notificaciones.
Aquí puedes elegir:
¿Quién recibe la notificación?
-
El agente asignado anteriormente
-
El owner de la cuenta
-
Ambos
¿Dónde recibirán la notificación?
-
Correo electrónico
-
Notificación dentro de Vambe
(Puedes activar uno o ambos).
¿Qué tipo de notificaciones se pueden activar?
1) Notificar al entrar a una etapa
Cuando un ticket llega a esta etapa, se envía una notificación automática.
Útil para etapas donde el cliente requiere atención inmediata.
2) Notificar nuevos mensajes
Envía una notificación cuando un ticket asignado recibe un mensaje nuevo.
Ideal para que ningún mensaje quede sin responder.
Una vez elegido qué notificaciones activar, presiona Guardar.
Errores comunes (y cómo resolverlos)
❌ “No me llegó la notificación”
Causas posibles:
-
La notificación no estaba activada.
-
La etapa tiene asignación automática y el ticket se asignó a otro agente.
-
El canal de notificación (correo o app) estaba desactivado.
❌ “Los tickets no se asignan como esperaba”
Puede ocurrir si:
-
No seleccionaste agentes.
-
Elegiste “Desasignar” sin querer.
-
La estrategia de asignación no era la adecuada.
Resumen final
-
Las asignaciones automáticas permiten distribuir tickets entre agentes.
-
Las notificaciones te alertan cuando un ticket entra a una etapa o recibe un mensaje.
-
Solo un superadministrador o owner puede configurar esto.
-
Los agentes deben revisar siempre sus tickets asignados para garantizar una atención oportuna.