Paso 7: ¿Cómo funcionan los campos de Metadata del contacto y del ticket?

Los campos de Metadata permiten que Vambe registre información del cliente y del ticket de forma automática mientras la IA conversa. Esa información se usa para personalizar respuestas, completar funciones, mover etapas y, en general, hacer que todo el flujo sea más inteligente.

Sin embargo, para que el sistema registre datos correctamente, es fundamental entender cómo se captura un metadato y qué condiciones deben cumplirse.

Cómo crear un campo en Vambe

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La regla principal: la IA solo puede guardar metadata si el campo existe

Antes de cualquier cosa, hay un punto clave:

✔️ Si el metadato no está creado, la IA no puede guardarlo.

Ni por error, ni por intuición, ni porque “lo escuchó” en la conversación.

Puede recordarlo temporalmente en su memoria de conversación, pero esa memoria se pierde y no se registra en ningún lugar del sistema.

Por eso, todos los campos que quieras utilizar deben estar creados previamente como metadata del contacto o metadata del ticket.

¿Como crear un metadato en Vambe? Consulta: https://academy.vambe.ai/v1/docs/paso-1-c%C3%B3mo-crear-un-campo-en-vambe

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La IA no necesita instrucciones como “guarda este dato”

En Vambe no se utiliza la instrucción literal “guardar X en metadata”. Eso es automático.

La IA guarda metadata cuando ocurre alguna de estas dos cosas:

a) El dato aparece explícitamente en la conversación

Ejemplo:

El cliente dice:

“Mi correo es [email protected]”

Si existe un metadato llamado correo, Vambe:

• Detecta el correo

• Lo valida

• Lo guarda automáticamente

Sin necesidad de instrucciones adicionales.

b) El asistente obtiene el dato por una función

Ejemplo:

La IA ejecuta buscar fila en hoja con el RUT → encuentra la dirección y teléfono.

Si existen los campos metadata dirección y teléfono, el sistema los completa solo.

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¿Qué sí debes hacer entonces?

Debes asegurarte de:

✔️ Crear todos los metadatos necesarios Si falta el campo, el dato no se guardará nunca.

✔️ Indicar en los “Pasos a seguir” o “Casos posibles” cuándo la IA debe preguntar algo Ejemplo: “Solicita el correo del cliente antes de cotizar.” La IA pregunta → el cliente responde → el dato se almacena automático.

✔️ Indicar cuándo debe extraer un dato desde un documento o desde el contexto Ejemplo: “Si el cliente escribe ‘quiero ver el precio’, busca la información en Vector Search.” Una vez la IA obtiene el dato, si el metadato existe → Vambe lo guarda.

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Metadata del contacto vs Metadata del ticket

Metadata del contacto

Información permanente que queda guardada para todas las futuras conversaciones:

• Nombre

• Correo

• Teléfono

• Ciudad

• RUT

• Preferencias generales

• Origen u otros campos “estables”

Metadata del ticket

Información que pertenece solo al proceso actual, como:

• Producto que quiere hoy

• Fecha de visita

• Motivo del contacto

• Variables para una cotización

• Selecciones temporales

Cuando el ticket se cierra, esta metadata deja de utilizarse.

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¿Qué pasa si un campo no existe?

Si el metadato no está creado, ocurren dos cosas:

1. La IA sí entiende la información, pero solo como parte del contexto (memoria conversacional).

2. Esa memoria se pierde apenas cambia el estado del ticket o el agente interviene.

Por eso es fundamental que:

✔️ Todo dato importante exista como campo

Si no, el sistema no podrá usarlo para:

• Acciones automáticas

• Envío de PDFs

• Cambios de etapa

• Vambe Ads

• Agendamientos

• Envío de emails o mensajes

• Reportes internos

• Personalización avanzada

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Resumen general

• La IA no guarda metadata porque tú se lo digas: lo guarda automáticamente si el campo existe.

• Para capturar cualquier dato, primero debes crear el metadato.

• La IA solo captura información si el dato aparece en la conversación o si lo obtiene mediante funciones.

• Los metadatos se dividen en contacto (permanentes) y ticket (temporales).

• Si el metadato no existe, el dato no se guardará y la inteligencia lo perderá.