Paso 3: ¿Qué son las etapas dentro de un embudo?

Las etapas representan los distintos estados o fases por las que pasa un ticket dentro de un embudo en Vambe. Cada etapa refleja un hito específico del proceso comercial o de atención, y el conjunto de estas etapas conforma el embudo completo.

En términos simples: un embudo es la suma de todas sus etapas, y cada etapa representa un avance dentro del proceso del cliente.

Aquí tenemos como ejemplo el Embudo de Ventas, con las etapas: Calificado – Agendamiento – Agendados – Chequeo SII – Pendiente de Envío de Cotización.

En Vambe, las etapas de color azul están completamente operadas por un asistente de inteligencia artificial, mientras que las etapas de color naranjo corresponden a interacción humana.

¿Qué significa esto? Que cuando un ticket se encuentra en una etapa azul, será siempre el asistente de IA quien responda y gestione la conversación. En cambio, cuando el ticket esté en una etapa de interacción humana, será una persona del equipo quien deberá tomar control y continuar la atención.

¿Cuántas etapas debería tener un embudo?

La cantidad de etapas depende completamente de los hitos reales que existen dentro del proceso comercial de tu empresa. Sin embargo, es importante considerar lo siguiente:

1. Cada etapa debe representar un hito claro

Las etapas deben expresar de manera evidente en qué punto del proceso se encuentra el ticket. Ejemplos habituales:

• Calificador

• Cliente calificado

• Agendamiento

• Agendado

• Pendiente

• Enviar contrato

• Contrato enviado

• Finalizado

Cada una de estas etapas marca un momento concreto en el ciclo de atención o venta.

2. Más etapas no siempre es mejor

Tener un número excesivo de etapas puede generar:

• Confusión dentro del equipo

• Errores al mover los tickets

• Dificultad para mantener el embudo actualizado

• Ruido en la operación

Lo recomendable es incluir únicamente las etapas que realmente agregan valor y representan un hito necesario del proceso.

3. El nombre de cada etapa debe ser autoexplicativo

Una persona debería poder entender la función de una etapa solo con leer su nombre. Nombres vagos o demasiado técnicos pueden generar errores de interpretación y mala gestión operativa.

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¿Cómo definir las etapas correctas para tu embudo?

Para estructurar un embudo eficiente en Vambe, debes seguir estos criterios:

1. Identifica los hitos reales de tu proceso

Pregúntate:

• ¿Qué pasos debe cumplir un cliente desde que llega hasta que finaliza?

• ¿Qué momentos realmente necesito diferenciar?

• ¿Dónde necesito controlar acciones automáticas o condiciones?

2. Divide esos hitos en etapas lógicas

Cada etapa debe ser un punto claro donde el ticket “llega” o “cambia de estado”.

3. Evalúa si realmente necesitas una etapa adicional

Antes de crear una nueva etapa, considera:

• ¿Representa un hito real?

• ¿Es necesario que el equipo la gestione manualmente?

• ¿Puede automatizarse sin crear una etapa adicional?

4. Mantén el embudo lo más simple posible

La claridad beneficia al equipo, facilita el seguimiento y reduce errores.

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Resumen general

• Las etapas son fases del proceso por las que avanza un ticket dentro de un embudo.

• El embudo es la suma de todas sus etapas.

• La cantidad de etapas depende de los hitos reales del proceso comercial.

• Es recomendable evitar etapas innecesarias, ya que generan confusión y errores.

• Cada etapa debe tener un nombre claro y autoexplicativo.

• Para definir tus etapas, identifica los hitos de tu negocio y ordénalos de forma lógica.