¿Cómo guardar datos del chat automáticamente en un Google Sheet?

Configura tu IA para que guarde automáticamente las respuestas de tus clientes (encuestas, leads, pedidos) en una hoja de cálculo de Google.

La función Agregar fila a Google Sheets permite que tu Asistente actúe como un digitador automático. Cada vez que recopile información importante (como los datos de un cliente, respuestas de una encuesta o un nuevo pedido), la IA tomará esos datos y creará una nueva fila en tu excel en la nube.

¿Para qué sirve?

• Encuestas: Guardar satisfacción y comentarios.

• Captación de Leads: Registrar Nombre, Correo y Teléfono en tu base de datos.

• Pedidos: Anotar qué producto pidió el cliente y sus especificaciones.

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⚠️ Requisito Previo

Debes tener creada una Hoja de Cálculo en Google Sheets y las columnas deben tener título en la primera fila (Ej: Nombre, Email, Producto). Si la hoja está en blanco, la IA no sabrá dónde escribir.

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Configuración Paso a Paso

Paso 1: La Instrucción (El Gatillo)

Primero, dile a la IA en el bloque de texto cuándo debe ir a guardar la información.

• Fórmula: Cuando el cliente termine de dar [Datos X], debes ejecutar la función [Nombre de la función].

Ejemplo: "Cuando el cliente me responda las tres preguntas de la encuesta, guarda sus respuestas ejecutando la función Guardar Encuesta".

Paso 2: Conectar la Cuenta

Haz clic en + Agregar Función, selecciona Google Sheets y luego Agregar fila a Google Sheets.

1. Nombre y Descripción: Ponle un nombre claro (Ej: "Guardar Lead") y en la descripción repite cuándo se activa (Ej: "Cuando tenga los datos del cliente").

2. Conexión (Token): Selecciona tu cuenta de Google.

   • Si es tu primera vez: Haz clic en Add New Google Account.

   • 💡 Tip Importante: Si conectas tu cuenta y no aparece en la lista de inmediato, refresca la página completa del navegador. Al volver a entrar, tu cuenta ya estará disponible para seleccionar.

Paso 3: Selección de la Hoja

Una vez conectada la cuenta:

1. Selecciona la Hoja de Cálculo (Spreadsheet): Busca el archivo por su nombre.

2. Selecciona la Pestaña (Sheet): Elige en qué hoja específica se guardarán los datos (Ej: Hoja 1).

3. Haz clic en Sincronizar (o espera que cargue).

Paso 4: Mapeo de Columnas (La parte vital)

Aquí verás una lista con todas las columnas que tiene tu archivo (Columna A, B, C...). Debes decirle a la IA qué poner en cada una.

Tienes 3 configuraciones por columna:

1. ¿Valor constante? (Opcional):

   • Úsalo solo si quieres que en esa columna siempre se escriba lo mismo, sin importar lo que diga el cliente.

   • Ejemplo: En una columna "Fuente", podrías poner el valor fijo "WhatsApp" para saber que todos vienen de ahí.

2. Descripción (Para la IA):

   • Aquí debes escribir qué dato debe extraer la IA de la conversación para ponerlo en esa celda.

   • Ejemplo: "Colocar aquí el correo electrónico del cliente" o "Colocar aquí el producto de interés".

3. ¿Requerido?:

   • Activa este interruptor si el dato es obligatorio. Si la IA no tiene este dato, intentará conseguirlo antes de ejecutar la función.

Así se ve una configuración de columnas lista: En este ejemplo, vemos cómo se configuran las columnas "Modelo", "Nombre del servicio", etc., esperando que agregues la descripción para que la IA sepa qué rellenar.

Paso 5: Verificación

Haz clic en Crear y asegúrate de ver la tarjeta de la función debajo de tu instrucción de texto. ¡Listo! Ahora tu asistente llenará tu Excel por ti.