Configuraciones Confirmación y Recordatorio

En este artículo, aprenderás a configurar el sistema para enviar recordatorios automáticos a todos tus clientes, ya sea que utilices Medilink, Dentalink, Agenda Pro o Reservo. Mantener una comunicación activa con tus pacientes no solo mejora la experiencia del usuario, sino que reduce drásticamente el ausentismo.

Antes de comenzar: La importancia de las plantillas

Para que el sistema funcione, es fundamental que primero tengas creadas tus plantillas de confirmación y plantillas de recordatorio.

Consideraciones clave al crear las plantillas

Al diseñar tus mensajes, asegúrate de incluir variables que Vambe pueda completar automáticamente. Esto permitirá que cada mensaje sea único y contenga la información precisa de la cita.

Variables recomendadas:

• Nombre del paciente: Para un trato cercano.

• Nombre del profesional / doctor: Para que el paciente sepa quién lo atenderá.

• Fecha de la cita: Día exacto del compromiso.

• Hora de la cita: El bloque horario agendado.

• Sede o sucursal: Fundamental si manejas más de un punto de atención.

👉 Puedes revisar el artículo específico de [cómo crear plantillas] para más detalle sobre variables y buenas prácticas.

Paso a paso: Configurando tu agenda

Para iniciar la configuración, sigue estos pasos en la plataforma:

1. En el menú de la izquierda, haz clic en Agenda.

2. Entra en la sección de Ajustes y haz clic en Administrar.

   

3. Verás el listado de tus sedes. Identifica la sucursal que quieres configurar y haz clic en el botón Confirmaciones y recordatorios.

   

1. Selección de Canal

Una vez dentro, verás la sucursal seleccionada. En la sección Canal - notificación a cliente, elige el medio (por ejemplo, WhatsApp) por el cual quieres que se envíen los mensajes.

2. Configuración de la Confirmación

Aquí definiremos el primer contacto para validar la asistencia:

• Selecciona la plantilla: Elige la que creaste previamente para confirmar citas.

• Etapa de confirmación: Selecciona a qué etapa del CRM llegará el cliente cuando se le envíe este mensaje (ej: "Agendados").

• Tiempo de envío: Configura con cuánta anticipación quieres que se envíe (desde 1 hasta 4 días antes) y define la hora exacta.

  
• Filtro Vambe: Verás un switch que dice "Enviar confirmación solo a citas realizadas a través de Vambe".

  • Activado: Solo se enviará a citas creadas por la IA.

  • Desactivado: Se enviará a absolutamente todos los clientes, incluidos los creados manualmente o en otras plataformas.

• Mensajes de seguimiento: Si el paciente no responde al primer mensaje, puedes activar esta opción. Define cuántos mensajes adicionales enviar y el tiempo de espera entre ellos.

  

3. Configuración del Recordatorio

• Selecciona la plantilla: Usualmente una más breve recordándole que "falta poco" para su cita.

• Rango Horario: Haz clic en "Agregar rango" para definir a quiénes notificar según su hora de cita (ej: citas programadas entre las 10:00 y las 23:00).

• Tipo de aviso:

  • Horario fijo: Envía el aviso a todos a una hora específica (ej: el día anterior a las 08:00 AM).

  • Horario relativo: Envía el aviso X tiempo antes de la cita (ej: 1 hora antes de su hora agendada).

4. Ajustes finales

Al final encontrarás dos opciones adicionales:

• Enviar recordatorio solo a citas realizadas en Vambe

• Eliminar contacto del pipeline cuando la cita es cancelada: > ⚠️ Recomendación: Sugerimos mantener esta opción apagada para no perder el historial del contacto en tu CRM.

Una vez configurado todo, haz clic en Guardar y ¡listo! Tu sistema de seguimiento ya está trabajando por ti.