Configurações de Confirmação e Lembrete
Configurações de Confirmação e Lembrete
Na seção Agendamentos, você conta com um painel de administração onde configura tudo o que se relaciona com suas unidades, sua equipe de profissionais, os tratamentos que oferece e as comunicações automáticas com seus pacientes. Manter essas informações atualizadas não só melhora a experiência do usuário, como também reduz drasticamente o absenteísmo às consultas.
Filiais
Em Administração > Filiais você vê, de relance, um card por cada unidade com o status de seus lembretes, confirmações e reativações. Ali mesmo você pode ativá-los ou entrar para configurá-los, sem precisar procurar a filial em outra tela.
Profissionais
Em Administração > Profissionais você encontra uma grade com toda a sua equipe. A barra de busca e os filtros por tratamento e por filial ajudam você a localizar rapidamente um profissional específico, útil quando você gerencia várias unidades ou uma equipe numerosa.
Tratamentos
Em Administração > Tratamentos você revisa, em uma única tabela, todos os tratamentos que oferece. O buscador permite encontrar um pelo nome, e uma aba por filial mostra o que é oferecido em cada unidade e a que preço, para que você possa comparar sua oferta entre filiais sem sair da tela.
Lembretes
Em Configurações > Lembretes você configura o envio automático de mensagens para seus pacientes, seja qual for a plataforma que utilize Medilink, Dentalink, Agenda Pro ou Reservo. Essa configuração fica em três abas: Lembretes, Confirmações e Reativações. Cada aba mostra um card por filial e, ao entrar em uma delas, um painel de configuração focado apenas nessa comunicação.
Antes de começar: a importância dos modelos
Para que o sistema funcione, é fundamental que você tenha criado primeiro seus modelos de confirmação e modelos de lembrete.
Ainda não tem seus modelos? [Clique aqui para criar o modelo] e volte para este artigo quando estiver pronto.
Ao criar suas mensagens, certifique-se de incluir variáveis que a Vambe possa preencher automaticamente. Isso permitirá que cada mensagem seja única e contenha as informações precisas do agendamento.
Variáveis recomendadas:
Nome do paciente: Para um atendimento mais próximo.
Nome do profissional / médico: Para que o paciente saiba quem vai atendê-lo.
Data do agendamento: Dia exato do compromisso.
Hora do agendamento: O horário agendado.
Unidade ou filial: Fundamental se você gerencia mais de um ponto de atendimento.
👉 Você pode conferir o artigo específico sobre [como criar modelos] para mais detalhes sobre variáveis e boas práticas.
Aba Confirmações
No card da filial, você define:
Canal - notificação ao cliente: o meio (por exemplo, WhatsApp) pelo qual as mensagens são enviadas.
Selecione o modelo: o que você criou anteriormente para confirmar consultas.
Etapa de confirmação: para qual etapa do CRM o cliente irá quando essa mensagem for enviada (ex: "Agendados").
Tempo de envio: com quanta antecedência é enviado (de 1 a 4 dias antes) e em que horário.
Filtro Vambe: o switch "Enviar confirmação apenas para consultas realizadas por meio da Vambe".
Ativado: é enviado apenas para consultas criadas pela IA.
Desativado: é enviado para todos os clientes, inclusive os criados manualmente ou em outras plataformas.
Mensagens de acompanhamento: se o paciente não responder à primeira mensagem, você define quantas mensagens adicionais enviar e o tempo de espera entre elas.
Aba Lembretes
Observação importante: o lembrete só é enviado se o cliente já estiver marcado como Confirmado no sistema.
Selecione o modelo: normalmente uma mais curta, lembrando que "falta pouco" para a consulta.
Faixa de horário: clique em "Adicionar faixa" para definir quem notificar de acordo com o horário da consulta (ex: consultas agendadas entre 10:00 e 23:00).
Tipo de aviso:
Horário fixo: envia o aviso para todos em um horário específico (ex: no dia anterior às 08:00 AM).
Horário relativo: envia o aviso X tempo antes da consulta (ex: 1 hora antes do horário agendado).
Aba Reativações
Esta aba agrupa, por filial, a configuração de reativação para pacientes que interrompem o agendamento no meio, complementando as confirmações e lembretes já definidos.
Ajustes finais
Na configuração de lembrete você encontrará duas opções adicionais:
Enviar lembrete apenas para consultas realizadas na Vambe
Remover contato do pipeline quando a consulta for cancelada: > ⚠️ Recomendação: sugerimos manter essa opção desligada para não perder o histórico do contato no seu CRM.
Depois de configurar tudo, clique em Salvar e pronto! Seu sistema de acompanhamento já está trabalhando por você.
Em resumo
O painel de Agendamentos reúne em um só lugar a administração das suas filiais, da sua equipe de profissionais, da sua oferta de tratamentos e das comunicações automáticas com seus pacientes. Cada visualização foi pensada para você resolver rápido: um card por filial em Filiais, uma grade filtrável em Profissionais, uma tabela comparável em Tratamentos e abas focadas por tipo de mensagem em Lembretes.
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