Configurações de Confirmação e Lembrete

Neste artigo, você aprenderá a configurar o sistema para enviar lembretes automáticos a todos os seus clientes, seja você usuário de Medilink, Dentalink, Agenda Pro ou Reservo. Manter uma comunicação ativa com seus pacientes não só melhora a experiência do usuário, como também reduz drasticamente o absenteísmo.

Antes de começar: A importância dos modelos

Para que o sistema funcione, é fundamental que você tenha criado primeiro seus modelos de confirmação e modelos de lembrete.

Considerações-chave ao criar os modelos

Ao criar suas mensagens, certifique-se de incluir variáveis que o Vambe possa preencher automaticamente. Isso permitirá que cada mensagem seja única e contenha as informações exatas do agendamento.

Variáveis recomendadas:

• Nome do paciente: Para um atendimento mais próximo.

• Nome do profissional / médico: Para que o paciente saiba quem o atenderá.

• Data da consulta: Dia exato do compromisso.

• Horário da consulta: O bloco de horário agendado.

• Unidade ou filial: Fundamental se você gerencia mais de um ponto de atendimento.

👉 Você pode consultar o artigo específico sobre [como criar modelos] para mais detalhes sobre variáveis e boas práticas.

Passo a passo: Configurando sua agenda

Para iniciar a configuração, siga estes passos na plataforma:

1. No menu à esquerda, clique em Agenda.

2. Acesse a seção Configurações e clique em Gerenciar.

   

3. Você verá a lista das suas unidades. Identifique a filial que deseja configurar e clique no botão Confirmações e lembretes.

   

1. Seleção de canal

Uma vez dentro, você verá a filial selecionada. Na seção Canal - notificação ao cliente, escolha o meio (por exemplo, WhatsApp) pelo qual deseja que as mensagens sejam enviadas.

2. Configuração da Confirmação

Aqui definiremos o primeiro contato para validar a presença:

• Selecione o modelo: Escolha a que você criou anteriormente para confirmar consultas.

• Etapa de confirmação: Selecione em qual etapa do CRM o cliente chegará quando esta mensagem for enviada (ex: "Agendados").

• Tempo de envio: Configure com quanta antecedência você deseja que seja enviado (de 1 a 4 dias antes) e defina o horário exato.

  
• Filtro Vambe: Você verá um switch que diz "Enviar confirmação apenas para consultas realizadas por meio do Vambe".

  • Ativado: Será enviado apenas para consultas criadas pela IA.

  • Desativado: Será enviado a absolutamente todos os clientes, inclusive os criados manualmente ou em outras plataformas.

• Mensagens de acompanhamento: Se o paciente não responder à primeira mensagem, você pode ativar esta opção. Defina quantas mensagens adicionais enviar e o tempo de espera entre elas.

  

3. Configuração do Lembrete

• Selecione o modelo: Geralmente uma mais curta lembrando que "falta pouco" para a consulta.

• Faixa Horário: Clique em "Adicionar faixa" para definir quem notificar de acordo com o horário da consulta (ex: consultas agendadas entre 10:00 e 23:00).

• Tipo de aviso:

  • Horário fixo: Envia o aviso para todos em um horário específico (ex: no dia anterior às 08:00 da manhã).

  • Horário relativo: Envia o aviso X tempo antes da consulta (ex: 1 hora antes do horário agendado).

4. Ajustes finais

Ao final, você encontrará duas opções adicionais:

• Enviar lembrete apenas para consultas realizadas no Vambe

• Remover contato do pipeline quando a consulta for cancelada: > ⚠️ Recomendação: Sugerimos manter esta opção desativada para não perder o histórico do contato no seu CRM.

Depois de configurar tudo, clique em Salvar e pronto! Seu sistema de acompanhamento já está trabalhando por você.