Passo 2: Assistente de Agendamento
Passo 2: Assistente Agendador
Neste artigo você aprenderá a criar e configurar o assistente de agendamento, que é responsável por buscar disponibilidade, confirmar os dados do paciente e agendar uma consulta de forma automática.
Este assistente é atribuído à etapa Agendamento do funil e trabalha em conjunto com o assistente de “Informações e dúvidas gerais” criado na Parte 1.
Antes de começar, certifique-se de que:
As etapas do funil já estejam criadas.
Já exista o assistente da etapa inicial (Parte 1).
Você tenha configurado e integrado sua plataforma de agenda (Dentalink, AgendaPro, Reservo, etc.).
Criar o assistente
Vá ao menu lateral esquerdo e entre em Assistentes.
Clique em Criar assistente (no canto superior direito).
Atribua um nome claro (por exemplo: Info e dúvidas gerais).
Selecione o modelo de inteligência artificial recomendado de acordo com o seu plano.
Clique em Criar assistente.
Uma vez criado, começaremos a configurar seus blocos. Se você já tiver seu assistente criado, acesse: https://academy.vambe.ai/asistentes-ia/como-armar-los-bloques/como-ingresar-al-asistente-de-inteligencia-artificial
Para adicionar blocos, vá ao menu à esquerda e clique em "adicionar bloco".
Configurar os blocos de identidade (blocos compartilhados)
Neste assistente reutilizaremos vários blocos do assistente anterior para manter a coerência e economizar tempo.
Bloco de Personificação (compartilhado)
Dentro do assistente, clique em Adicionar outro bloco.
Selecione Personificação.
Escolha o mesmo bloco de personificação usado no assistente da Parte 1.
Clique em "Usar bloco compartilhado".
Bloco de Objetivo (novo para agendamento)
Objetivo recomendado para o assistente de agendamento:
Verificar disponibilidade de horários.
Confirmar os dados do paciente (nome, data, hora, localização e e-mail).
Agendar consultas corretamente na plataforma de reserva.
Entregar orientações básicas após o agendamento.
Bloco de Formato de resposta (compartilhado)
Adicione o bloco Formato de resposta.
Selecione o mesmo bloco utilizado no assistente anterior.
Com isso finalizamos os blocos de identidade.
Configurar os blocos de instrução
Aqui definimos como o assistente age e em que ordem.
Bloco: Passos a seguir
Este bloco é o fluxo principal do assistente de agendamento. Inclui chamadas a funções-chave como:
Buscar informações do paciente.
Buscar disponibilidade.
Criar uma reserva.
⚠️ Importante: neste bloco as funções não são adicionadas diretamente. Elas são configuradas mais adiante no bloco Aplicativos de reserva.
Dica: no subpasso 2.1 você pode definir quais dados solicitar ao cliente (RUT, e-mail, telefone, etc.) e ajustar isso conforme sua operação.
Recomenda-se adicionar uma imagem de exemplo com a estrutura completa dos passos.
Importante: uma vez agendado, você deve executar a função "Mudança de etapa para agendados" para que o cliente passe para o próximo assistente assim que agendado.
Bloco: Caso possível “Passar para Agendados” (compartilhado)
Use o mesmo bloco compartilhado criado na Parte 1.
Detecta clientes que:
Já têm uma consulta.
Querem reagendar ou cancelar.
Perguntam pelo seu horário. Ação: Executar a função Mudar de etapa para Agendados.
Bloco: Caso possível “Todos” (compartilhado)
Reutilize-o também. Detecta:
Dúvidas complexas.
Pedido para falar com uma pessoa.
Casos urgentes. Ação: Executar a função Mudar de etapa para Ajuda humana.
Se você tiver dúvidas sobre esses blocos, consulte o artigo da Parte 1.
Bloco: Não fazer (compartilhado)
Reutilize o mesmo bloco de limites do assistente inicial, por exemplo:
Não confirmar consultas sem dados completos.
Não inventar disponibilidade.
Não prometer resultados.
Não fornecer diagnósticos.
Novo bloco – Aplicativos de reserva
Este é o único bloco novo deste assistente.
Configuração do bloco
Adicione o bloco Aplicativos de reserva.
Aba Configuração
Selecione o token da clínica.
Selecione a Filial.
Defina o Fuso horário.
Defina o estado em que o cliente ficará após agendar.
Aba Serviços
Aqui você verá todos os tratamentos e profissionais carregados a partir da sua plataforma de agenda.
Use a barra de busca para encontrar rapidamente um tratamento ou profissional específico.
Sincronização
Uma vez concluída a configuração, clique em Sincronizar.
Para clínicas com muitos tratamentos e serviços, a sincronização pode levar vários minutos. Por isso você pode inserir seu e-mail antes de sincronizar: você receberá uma notificação quando o processo terminar e poderá continuar trabalhando em segundo plano sem ficar esperando na tela.
Uma vez finalizada a sincronização, clique em Importar dados para carregar as informações sincronizadas no bloco.
⚠️ Dentalink é a exceção: sua sincronização ocorre de forma direta no bloco e leva apenas alguns segundos. Você verá um aviso indicando que não deve sair da tela até que termine.
Ao sincronizar, serão carregados:
Tratamentos
Profissionais
Disponibilidade
Configuração de execução de funções
Na parte inferior do bloco você deverá definir:
Quando obter informações do cliente → Quando o cliente informa seu RUT ou outro identificador.
Quando obter disponibilidade → Quando o cliente indica que quer buscar um horário.
Quando criar uma reserva → Quando o cliente já escolheu data e horário.
Recomenda-se incluir uma imagem de referência com essa configuração.
Salvar e atribuir o assistente à etapa
Seu assistente Agendador já está criado. Deve aparecer assim:
Passos para atribuí-lo:
Clique em Salvar dentro do assistente.
Vá para o Funil.
Na etapa Agendamento, clique na engrenagem.
Selecione Editar etapa.
Desative o switch Etapa humana.
Selecione o assistente de agendamento.
Salve as alterações.
Se você tiver dúvidas sobre como atribuir o assistente a uma etapa, pode ler este artigo clicando aqui
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