Como criar um assistente de agendamento usando Google Calendar e Outlook Calendar
Neste artigo, você aprenderá a configurar um assistente de agendamento usando o Google Calendar, ideal para os casos em que você deseja agendar diretamente uma reunião no Google Calendar, sem depender de uma plataforma externa de agendamento.
Se você usa calendário do Outlook deve seguir as mesmas instruções, mas selecionando calendário do Outlook
Este fluxo é especialmente útil quando:
Você quer agendar reuniões internas ou externas diretamente no Google Calendar.
Você busca um fluxo de agendamento mais simples e direto.
Considerações importantes antes de começar
Antes de continuar, certifique-se de cumprir o seguinte:
✅ Ter Google Calendar conectado corretamente no Vambe.
Se ainda não fez isso, confira o artigo: Como conectar o Google Calendar no Vambe.
✅ Ter criado previamente:
As etapas do funil.
O assistente inicial (Informações e dúvidas gerais).
O assistente de agendamento base (Etapa 2).
O assistente de Agendados (Etapa 3).
A única diferença entre este assistente e um assistente de agendamento tradicional (AgendaPro, Reservo, Dentalink etc.) é que NÃO se utiliza o bloco de aplicativos de reserva. Todo o resto (estrutura geral, blocos compartilhados, etapas) permanece igual.
Para revisar a configuração completa do assistente de agendamento padrão: 👉 Etapa 2: Como criar o assistente de agendamento
O que veremos neste artigo
Neste artigo vamos nos concentrar apenas no bloco “Passos a seguir” do assistente de agendamento usando Google Calendar, já que é a única parte que muda.
Buscar disponibilidade no Google Calendar
O primeiro passo do assistente será buscar disponibilidade e mostrar opções ao cliente.
Instrução sugerida:
Buscar disponibilidade e entregar ao cliente 5 datas disponíveis para que ele possa escolher.
Configuração da função
Clique em Adicionar função.
Role até a seção Google Calendar.
Crie uma nova função do tipo Disponibilidade.
Configure:
Conta do Google (e-mail conectado).
Calendário que será usado para buscar disponibilidade.
Selecione o tipo de atribuição: Aleatória, Conforme critério de IA, Conforme agente.
(Opcional) Atribuição por agente.
Defina a duração da reunião:
Duração fixa (recomendado), ou
Deixar a IA decidir (não recomendado se não estiver bem definido).
⚠️ Esta configuração deverá ser repetida exatamente da mesma forma mais adiante, ao criar o evento.
Depois de criada, a função ficará da seguinte forma:
Solicitar dados ao cliente
Depois que o cliente selecionar uma data, o assistente deve pedir os dados necessários para criar o evento.
Recomendação mínima de dados:
E-mail ( obrigatório).
Nome do cliente.
Telefone de contato.
Endereço (se aplicável).
📌 O e-mail é indispensável para poder criar corretamente o evento no Google Calendar.
Criar o evento no Google Calendar
Quando o cliente já escolheu a data e forneceu seus dados, a reunião deve ser criada.
Instrução sugerida:
Criar a reunião no Google Calendar com os dados fornecidos pelo cliente.
Configuração da função “Criar evento”
Clique em Adicionar função.
Selecione Google Calendar.
Crie uma nova função do tipo Criar evento.
Configure:
Calendário em que o evento será criado.
(Opcional) Agente atribuído.
Defina:
Nome do evento.
Descrição do evento.
Configurações adicionais:
Ativar criação automática de descrição.
Ativar link de Google Meet (se aplicável).
Notificações ao cliente: se houver notificação, com quanto tempo de antecedência, mensagem de confirmação.
Defina quando a função é executada:
Quando o cliente seleciona a data e já forneceu todos os dados necessários.
Defina a duração do evento:
Deve ser idêntica à configurada na busca de disponibilidade.
⚠️ Muito importante: As configurações de disponibilidade e criação do evento devem ser exatamente iguais (critério, calendário, duração, atribuição).
Depois de criada, a função ficará da seguinte forma:
Enviar o cliente para a etapa Agendados
Depois que a reunião for criada com sucesso, você deve executar a função Mudar de etapa para Agendados. Lembre-se de inserir a função ‘Mudança de etapa’.
Isso permite que o cliente:
Receba lembretes.
Possa remarcar ou cancelar.
Consulte informações da sua reunião a partir do assistente correspondente.
Resumo final
Este assistente agenda diretamente no Google Calendar.
Não utiliza o bloco de aplicativos de reserva.
O foco está em:
Buscar disponibilidade.
Criar evento.
Enviar o cliente para a etapa Agendados.
O restante da estrutura do assistente permanece igual ao do assistente de agendamento padrão.
Para continuar, confira:
Passo 1: Criar seu primeiro assistente de agendamento
Etapa 3: Criar o assistente de Agendados
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