Como criar um assistente de agendamento usando o Google Calendar e o Outlook Calendar
Como criar um assistente agendador usando Google Calendar e Outlook Calendar
Neste artigo, você aprenderá a configurar um assistente agendador utilizando Google Calendar, ideal para os casos em que você deseja agendar diretamente uma consulta no Google Calendar, sem depender de uma plataforma externa de agendamento.
Este fluxo é especialmente útil quando:
Você deseja agendar reuniões internas ou externas diretamente no Google Calendar.
Você busca um fluxo de agendamento mais simples e direto.
Considerações importantes antes de começar
Antes de continuar, certifique-se de cumprir o seguinte:
✅ Ter Google Calendar conectado corretamente no Vambe.
Se ainda não fez isso, confira o artigo: Como conectar o Google Calendar no Vambe.
✅ Ter criado previamente:
As etapas do funil.
O assistente inicial (Informações e dúvidas gerais).
O assistente base de agendamento (Etapa 2).
O assistente de Agendados (Etapa 3).
Para revisar a configuração completa do assistente agendador padrão: 👉 Etapa 2: Como criar o assistente agendador
O que veremos neste artigo
Neste artigo vamos nos concentrar apenas no bloco “Passos a seguir” do assistente agendador usando Google Calendar, já que é a única parte que muda.
Buscar disponibilidade no Google Calendar
O primeiro passo do assistente será buscar disponibilidade e mostrar opções ao cliente.
Instrução sugerida:
Buscar disponibilidade e entregar ao cliente 5 datas disponíveis para que ele possa escolher.
Configuração da função
Clique em Adicionar função.
Role até a seção Google Calendar.
Crie uma nova função do tipo Disponibilidade.
Configure:
Conta do Google (e-mail conectado).
Calendário que será usado para buscar disponibilidade.
Selecione o tipo de atribuição: Aleatória, Conforme critério de IA, Conforme agente.
(Opcional) Atribuição por agente.
Defina a duração da consulta:
Duração fixa (recomendado), ou
Deixar que a IA decida (não recomendado se não estiver bem definido).
⚠️ Esta configuração deverá ser repetida exatamente igual mais adiante ao criar o evento.
Depois que a função for criada, ela ficará assim:
Solicitar dados ao cliente
Assim que o cliente selecionar uma data, o assistente deve pedir os dados necessários para criar o evento.
Recomendação mínima de dados:
E-mail ( obrigatório).
Nome do cliente.
Telefone de contato.
Endereço (se aplicável).
📌 O e-mail é indispensável para criar corretamente o evento no Google Calendar.
Criar o evento no Google Calendar
Quando o cliente já tiver escolhido a data e enviado seus dados, a consulta deve ser criada.
Instrução sugerida:
Criar a consulta no Google Calendar com os dados enviados pelo cliente.
Configuração da função “Criar evento”
Clique em Adicionar função.
Selecione Google Calendar.
Crie uma nova função do tipo Criar evento.
Configure:
Calendário onde o evento será criado.
(Opcional) Agente atribuído.
Defina:
Nome do evento.
Descrição do evento.
Configurações adicionais:
Ativar criação automática de descrição.
Ativar link do Google Meet (se aplicável).
Notificações ao cliente: se notificar, com quanta antecedência, mensagem de confirmação.
Defina quando a função é executada:
Quando o cliente seleciona a data e entregou todos os dados solicitados.
Defina a duração do evento:
Deve ser idêntica à configurada na busca de disponibilidade.
⚠️ Muito importante: As configurações de disponibilidade e criação do evento devem ser exatamente iguais (critério, calendário, duração, atribuição).
Depois que a função for criada, ela ficará assim:
Enviar o cliente para a etapa Agendados
Depois que a consulta for criada com sucesso, você deve executar a função Mudar de etapa para Agendados. Lembre-se de colocar a função ‘Mudança de etapa’.
Isso permite que o cliente:
Receba lembretes.
Possa reagendar ou cancelar.
Consulte informações da sua consulta no assistente correspondente.
Resumo final
Este assistente agenda diretamente no Google Calendar.
Não utiliza o bloco de aplicativos de reserva.
O foco está em:
Buscar disponibilidade.
Criar evento.
Enviar o cliente para a etapa Agendados.
O restante da estrutura do assistente permanece igual à do assistente agendador padrão.
Para continuar, confira:
Passo 1: Criar seu primeiro assistente de agendamento
Etapa 3: Criar o assistente de Agendados
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